E-Rechnung: Diese zwei Ausnahmen erleichtern Unternehmen 2025 den Alltag

Die erste volle Pflichtjahr der E-Rechnung neigt sich dem Ende zu. Während der Umstieg auf strukturierte Rechnungen den B2B-Verkehr prägt, bieten zwei Ausnahmen entscheidende Erleichterungen für den Geschäftsalltag.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können. Die Übergangsfristen für das Versenden laufen noch bis 2026. In diesem komplexen Umfeld erweisen sich die dauerhaften Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise als unverzichtbare Schonräume. Sie sind zentral für eine effiziente Jahresabschlussarbeit und die Vorbereitung auf die nächsten Stufen des Wachstumschancengesetzes.

Die 250-Euro-Grenze: Bürokratieabbau im Kleinen

Eine der wichtigsten Vereinfachungen ist die Regelung zu Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV. Für Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis zu 250 Euro gelten die strengen Vorgaben der strukturierten E-Rechnung nicht.

Diese Rechnungen dürfen weiterhin im Format einer „sonstigen Rechnung“ vorliegen – also als Papierbeleg oder einfache PDF-Datei ohne strukturierte XML-Daten. Diese Ausnahme ist essenziell für Geschäfte mit vielen niedrigpreisigen Transaktionen, etwa für Büromaterial, kleine Reparaturen oder Bewirtungskosten.

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Wichtige Details für 2025/2026:
* Grenzwert: Die Schwelle von 250 Euro Brutto (inklusive Umsatzsteuer) ist absolut. Bei 250,01 Euro greifen die vollen E-Rechnungs-Pflichten.
* Format: Ein einfacher PDF-Scan oder Papierbeleg reicht für den Vorsteuerabzug aus, sofern alle Pflichtangaben enthalten sind.
* Dauerhaftigkeit: Im Gegensatz zu den auslaufenden Übergangsregeln für das Versenden ist diese Ausnahme dauerhaft im Steuerrecht verankert. Sie soll Bürokratie abbauen.

Experten weisen darauf hin, dass viele große Lieferanten freiwillig auch für Kleinbeträge auf Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD umstellen, um ihre eigenen Prozesse zu optimieren. Empfänger sind jedoch nicht verpflichtet, für diese kleinen Beträge strukturierte Daten anzufordern.

Fahrausweise: Die Erleichterung für Dienstreisen

Die zweite große Ausnahme betrifft Fahrausweise gemäß § 34 UStDV. Sie berücksichtigt die praktischen Herausforderungen, im Massenverkehr vollwertige E-Rechnungen auszustellen.

Tickets für die Personenbeförderung – wie Bahntickets (Deutsche Bahn), Fahrscheine im ÖPNV oder Flugtickets –, die als Rechnung dienen, sind von der E-Rechnungs-Pflicht befreit.

Praktische Bedeutung:
* Umfang: Die Ausnahme gilt für Tickets, die Rechnungsfunktion haben. Ein physisches Zugticket oder eine PDF-Flugbestätigung mit Steuerdaten reichen aus.
* Kein XML nötig: Unternehmen können diese Belege weiterhin als „sonstige Rechnungen“ verbuchen. Selbst bei Beträgen über 250 Euro muss für eine Zugfahrt kein ZUGFeRD- oder XRechnung-Dokument vorliegen.
* Steuerschuldnerschaft: Die Ausnahme betrifft nur das Rechnungsformat. Die üblichen Umsatzsteuerregeln zum Ort der Leistung bleiben unberührt.

Diese Regelung ist kritisch für reibungslose Abläufe in der Reisekostenabrechnung. Mitarbeiter können weiterhin standardmäßige digitale Tickets oder Scans einreichen, ohne dass Verkehrsunternehmen komplexe E-Invoicing-Systeme anbieten müssen.

Der große Rahmen: Der Fahrplan bis 2028

Während die Ausnahmen Luft zum Atmen lassen, schreitet die generelle E-Rechnung-Einführung voran. Ende 2025 befinden sich deutsche Unternehmen mitten in der „Empfangs“-Phase. Seit Jahresbeginn müssen alle im Inland B2B-tätigen Firmen strukturierte E-Rechnungen empfangen und archivieren können.

Die Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen hingegen unterliegt noch Übergangsregeln, die für die Planung 2026 relevant sind:

• Aktueller Stand (Ende 2025): Noch dürfen Aussteller Papier- oder einfache PDF-Rechnungen im B2B-Verkehr versenden, wenn der Empfänger zustimmt. Diese „Zustimmungslösung“ gilt bis Ende 2026.
• Die nächste Stufe (2027): Ab dem 1. Januar 2027 verschärfen sich die Regeln. Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro (im Vorjahr) verlieren das Recht, Papier-/PDF-Rechnungen im B2B zu versenden. Sie müssen auf strukturierte Formate umstellen.
• Finale Stufe (2028): Ab 2028 gilt die Versendepflicht für alle verbleibenden Unternehmen. Damit endet – mit Ausnahme der genannten Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise – die Ära der Papierrechnung im B2B.

Expertenanalyse: Ausnahmen als notwendiger Pragmatismus

Steuertechnologie-Experten betonen, dass die „Empfangs“-Deadline 2025 nur die erste Hürde war. Die eigentliche operative Komplexität liege im anstehenden „Versende“-Umstieg. Das BMF-Schreiben vom Oktober 2024 bleibt der zentrale Leitfaden.

„Die dauerhaften Ausnahmen für Kleinbeträge und Tickets sind keine Schlupflöcher, sondern notwendiger Pragmatismus“, heißt es in Analysen führender Buchhaltungsplattformen. „Sie verhindern, dass das E-Rechnungssystem mit Millionen von Mikrotransaktionen verstopft wird, die für die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs wenig Mehrwert bringen.“

Hybride Formate wie ZUGFeRD 2.0.1 werden empfohlen, da sie die maschinenlesbare XML-Datei mit einer menschenlesbaren PDF-Ansicht kombinieren – eine Brücke besonders für kleinere Unternehmen.

Ausblick: Archivierung und Vorbereitung auf 2026

Für den Jahresabschluss 2025 ist entscheidend, dass die Archivierungssysteme den GoBD entsprechen.
* E-Rechnungen (XML) müssen im originalen elektronischen Format archiviert werden.
* Kleinbetragsrechnungen und Tickets (PDF/Papier) können so archiviert werden, wie sie empfangen wurden.

Der Blick geht bereits nach 2026: Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Lieferanten noch vor den gesetzlichen Fristen freiwillig auf E-Rechnungen umstellen wollen. Das Gesetz erlaubt zwar noch ein weiteres Jahr Papier und PDF, doch der Markttrend beschleunigt sich hin zur vollständigen Digitalisierung – nicht zuletzt, um eigene Verarbeitungskosten zu senken.

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