E-Rechnung Deutschland: Empfangspflicht startet in vier Wochen

Die Uhr tickt: In gut einem Monat beginnt für alle deutschen Unternehmen die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in dieser Woche entscheidende Klarstellungen veröffentlicht – und dabei eine Botschaft unmissverständlich formuliert: Wer ab dem 1. Januar 2025 im B2B-Geschäft tätig ist, muss elektronische Rechnungen empfangen können. Ausnahmen? Fehlanzeige.

Die jüngste FAQ des Ministeriums, die am 19. November erschien und diese Woche von Steuerexperten analysiert wurde, räumt mit einem verbreiteten Missverständnis auf. Während beim Versenden von E-Rechnungen Übergangsfristen gelten, gilt für den Empfang eine harte Deadline. Keine Ausnahmen für Kleinunternehmer, keine Sonderregeln für den Mittelstand. Die digitale Empfangsbereitschaft ist ab Jahreswechsel Pflicht.

Eine gute Nachricht hat das BMF vor allem für kleinere Betriebe im Gepäck: Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht zunächst aus, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Aufwendige IT-Infrastrukturen sind zum Start nicht zwingend erforderlich. Die Hürde liegt bewusst niedrig, um einen Versorgungsengpass zu vermeiden.

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Warum diese Eile? Das Ministerium will verhindern, dass Lieferanten, die bereits auf E-Rechnungen umgestellt haben, von kleineren Geschäftspartnern ausgebremst werden. „Die Notwendigkeit zum Empfang von E-Rechnungen besteht für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst zur Ausstellung verpflichtet sind”, stellt das BMF unmissverständlich klar.

Stufenplan beim Versenden: Zeit bis 2028

Während der Empfang ab Januar verpflichtend ist, folgt die Versandpflicht einem gestaffelten Zeitplan. Das Wachstumschancengesetz sieht folgende Etappen vor:

1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Dokumente versenden – sofern der Empfänger zustimmt. Rechtlich gelten diese allerdings als „sonstige Rechnungen”, nicht als E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes.

Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen strukturierte E-Rechnungen ausstellen.

Ab 1. Januar 2028: Auch alle kleineren Unternehmen sind zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Dann ist die Digitalisierung flächendeckend umgesetzt.

Doch Vorsicht: Die Übergangsfristen bedeuten keinen Aufschub. Durch die sofortige Empfangspflicht müssen sich faktisch alle Unternehmen bereits jetzt mit dem System auseinandersetzen.

ZUGFeRD oder XRechnung – was gilt?

Nicht jede elektronische Rechnung ist gleich eine E-Rechnung. Das BMF hat den Begriff strikt auf strukturierte Datenformate eingegrenzt, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Herkömmliche PDF-Dateien? Fallen durchs Raster – zumindest als vollwertige E-Rechnungen.

Zwei Standards hat das Ministerium als konform bestätigt:

XRechnung: Ein reines XML-Format, bereits etabliert in der öffentlichen Verwaltung.

ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Ein Hybrid-Format, das XML-Daten in ein lesbares PDF einbettet. Der Clou: Bei Abweichungen zwischen PDF und XML-Daten gilt die strukturierte XML-Variante als rechtsgültig – ein Detail, das Buchhaltungssoftware berücksichtigen muss.

Branche atmet auf – mit Einschränkungen

Die Veröffentlichung der FAQ-Liste wurde in der Steuerberatungsbranche mit Erleichterung aufgenommen. Zwar brachte das November-Dokument keine dramatischen Neuerungen gegenüber dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober, doch die diese Woche erschienenen Analysen betonen: Rechtssicherheit herrscht nun auch bei Grenzfällen.

Besonders geklärt: Wie werden Vereine und gemeinnützige Organisationen behandelt? Antwort: Bei kommerziellen Aktivitäten unterliegen auch sie der E-Rechnungspflicht. „Die FAQs beseitigen Unklarheiten”, bestätigen Experten von Haufe und Beck.de.

Deutschlands Vorreiterrolle in Europa

Mit dem nationalen Vorpreschen positioniert sich Deutschland als digitaler Vorreiter. Während die EU-weite Initiative „VAT in the Digital Age” (ViDA) ins Stocken gerät – Experten rechnen erst 2030 oder später mit einer flächendeckenden europäischen Lösung – zieht Berlin das Tempo an.

Das Ziel: Modernisierung der Steuerinfrastruktur und effektivere Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Für deutsche Unternehmen bedeutet das einen Wettbewerbsvorteil durch frühe Digitalisierung – aber eben auch kurzfristig erheblichen Anpassungsdruck.

Vier Wochen bis zum Stichtag

Die Botschaft der vergangenen Tage ist eindeutig: Der 1. Januar 2025 ist keine Empfehlung, sondern eine harte Frist. Unternehmen, die ihre Empfangsfähigkeit noch nicht geprüft haben, müssen jetzt handeln. Das kann bedeuten: ERP-Systeme aufrüsten, E-Mail-Infrastruktur überprüfen oder Dienstleister einbinden.

Wer untätig bleibt, riskiert ab Neujahr Lieferketten-Störungen – wenn Geschäftspartner berechtigte E-Rechnungen versenden, die technisch nicht verarbeitet werden können. Die digitale Transformation der deutschen Buchhaltung ist keine ferne Zukunft mehr. Sie beginnt in exakt 33 Tagen.

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