E-Rechnung: Deutsche Wirtschaft hinkt bei Digitalisierung hinterher

Ein Jahr nach Start der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung klafft in Deutschland eine digitale Lücke – besonders Kleinunternehmen sind nicht vorbereitet.

Berlin – Die Bilanz nach zwölf Monaten verpflichtender E-Rechnung fällt durchwachsen aus. Zwar müssen seit Januar 2025 alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Doch neue Daten zeigen: Vor allem der Mittelstand hinkt hinterher. Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) spricht von einem Zustand aus „Licht und Schatten“.

In einer Stellungnahme vom 15. Dezember reagierte der DStV auf aktuelle Leitlinien des Bundesfinanzministeriums. Zwar begrüßt der Verband die Klarstellung zu Fehlerarten. Doch er warnt vor blindem Vertrauen in Validierungssoftware.

„Prüfprogramme sind hilfreich, ersetzen aber keine inhaltliche Kontrolle“, so der DStV. Ein Software-„Grünlicht“ bedeute noch keine steuerliche Sicherheit. Gefährlich werde es, wenn etwa Leistungsbeschreibungen falsch sind. Die Mahnung kommt zur rechten Zeit: Ab Ende 2026 wird der Spielraum für Papierrechnungen deutlich enger.

E-Rechnungspflicht ab 2025 – viele Kleinunternehmer sind noch nicht vorbereitet. Fehler bei Format, Übermittlung oder falscher Archivierung können Betriebsprüfungen, Nachforderungen oder Bußgelder nach sich ziehen. Der kostenlose Leitfaden erklärt praxisnah, welche Rechnungsformate (z. B. strukturierte XML) das Finanzamt erwartet, wie Sie Übertragungswege rechtssicher wählen und wie die Archivierung betriebsprüfungssicher gelingt. Ideal für Unternehmer, Selbstständige und Buchhalter. Kostenlosen E‑Rechnungs-Leitfaden sichern

Studie offenbart massive Rückstände bei Kleinunternehmen

Eine am 16. Dezember veröffentlichte Studie des Softwareanbieters sevdesk untermauert die Probleme. Demnach haben fast zwei Drittel der Freiberufler und Kleinunternehmer ihre Ausgangsprozesse noch nicht auf E-Rechnungen umgestellt.

Viele nutzen die Übergangsfrist bis Ende 2026 voll aus. Das könnte sich 2027 rächen. „Die bearbeiteten E-Rechnungen haben sich 2025 verdoppelt“, heißt es in der Analyse. „Doch der lange Schwanz der deutschen Wirtschaft – Freiberufler und Kleinstbetriebe – bleibt bei PDF und Papier.“

DATEV erweitert digitale Prozesse

Unterdessen treiben Softwareanbieter die Integration voran. DATEV hat seine Plattform „Unternehmen online“ erweitert. Nutzer können nun auch Lieferscheine digital wie Rechnungen verarbeiten.

Das schließt eine praktische Lücke. Bislang scheiterten viele Unternehmen am „dreifachen Match“ aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Für kleine Betriebe war das kaum zu leisten. Die neue Funktion soll Abhilfe schaffen.

Übergangsfristen laufen 2026 und 2027 aus

Hintergrund ist das Wachstumschancengesetz. Es sieht eine gestaffelte Einführung vor:
* Empfang elektronischer Rechnungen ist seit 1. Januar 2025 Pflicht.
* Ausstellung in Papier oder unstrukturiertem PDF bleibt bis 31. Dezember 2026 erlaubt.
* Kleinunternehmen mit Umsatz unter 800.000 Euro haben sogar bis Ende 2027 Zeit.

Das Finanzministerium bestätigte im Oktober: Eine einfache PDF-Mail gilt nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern nur noch als „sonstige Rechnung“ – rechtlich gleichgestellt mit Papier.

2026 wird zum Jahr der Nachbesserungen

Das kommende Jahr wird zur Bewährungsprobe. Der Fokus verschiebt sich von der technischen Machbarkeit zur Prozessoptimierung. Steuerberater werden eine Schlüsselrolle spielen, um Klienten zu schulen: Eine technisch valide XML-Datei ist nicht automatisch eine steuerkonforme Rechnung.

Für die Softwarebranche bleibt viel zu tun. Die sevdesk-Daten zeigen einen riesigen Nachholbedarf – und eine enorme Aufklärungsaufgabe. Der DStV warnt: „Die Schonfrist ist keine Pausentaste. Sie ist eine Vorbereitungsphase, die rapide schwindet.“

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