E-Rechnung: Deutsche Unternehmen kämpfen mit der digitalen Pflicht

Die schrittweise Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung setzt deutsche Betriebe unter Druck. Während die nächsten Fristen näher rücken, zeigt sich die Vorbereitungslage weiterhin lückenhaft.

Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen hierzulande elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese erste Stufe des Wachstumschancengesetzes markiert den Startschuss für eine tiefgreifende Digitalisierung des B2B-Rechnungsverkehrs. Bis 2028 soll die Umstellung vollständig abgeschlossen sein. Doch der Wechsel von Papier und PDF zu strukturierten, maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD bereitet vielen Betrieben erhebliche Kopfschmerzen.

ZDH startet Umfrage: Handwerk schlägt Alarm

Angesichts der anstehenden Verschärfungen hat der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) eine branchenspezifische Umfrage gestartet. Bis Ende Februar 2026 will der Verband die praktischen Hürden bei der Umsetzung erfassen. Im Fokus steht die Frage, ob die verfügbare Software überhaupt den Bedürfnissen der Handwerksbetriebe gerecht wird.

„Viele Unternehmen können noch nicht rechtssicher E-Rechnungen stellen“, so die Befürchtung des Verbands. Sollten die Ergebnisse erhebliche Schwierigkeiten bestätigen, will der ZDH auf politischer Ebene für eine Verlängerung der Übergangsfristen kämpfen. Ein solcher Vorstoß wäre nicht überraschend.

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Gemischte Bilanz: Viele Betriebe hinken hinterher

Die Notwendigkeit dieser Erhebung wird durch frühere Studien belegt. Eine Bitkom-Umfrage zeigte Ende 2024 ein alarmierendes Bild: Wenige Wochen vor Inkrafttreten der Empfangspflicht war nur knapp die Hälfte (45 Prozent) der Unternehmen technisch dazu in der Lage. Zum Vergleich: Beim Versand nutzten bereits 55 Prozent der Firmen das digitale Format.

Die klassischen Wege dominierten weiter. 96 Prozent der Rechnungen gingen per E-Mail mit PDF-Anhang raus, 93 Prozent weiterhin per Briefpost. Eine Studie von Sevdesk Mitte 2025 offenbarte zudem, dass zwei Drittel der Selbstständigen die Umstellung noch nicht vollzogen hatten. Besonders Kleinstunternehmen stehen vor großen Herausforderungen.

Der Fahrplan: Diese Fristen sind entscheidend

Das Gesetz sieht eine gestaffelte Einführung vor. Die wichtigsten Meilensteine im Überblick:

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Bis 31. Dezember 2026: Für Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier oder PDFs verwendet werden.
• Ab 1. Januar 2027: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen greift für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro.
• Ab 1. Januar 2028: Dann gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen ohne Umsatzgrenze.

Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.

Zwischen Effizienz und Investitionsdruck

Hinter der nationalen Pflicht steht die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Langfristiges Ziel ist ein bundesweites elektronisches Meldesystem, das Finanzbehörden einen nahezu livefähigen Abgleich von Transaktionen ermöglicht. So soll die Mehrwertsteuerlücke geschlossen werden.

Für die Unternehmen birgt die Umstellung Chancen und Risiken. Befürworter verweisen auf Effizienzgewinne: schnellere Verarbeitung, weniger Fehler, Einsparungen bei Material und ein verbesserter Cashflow. Dem stehen jedoch erhebliche Investitionskosten und organisatorischer Aufwand gegenüber. Gerade für KMU ist dies eine finanzielle und personelle Hürde.

Die Zeit drängt. Mit den Fristen 2027 und 2028 im Nacken steigt der Handlungsdruck auf alle Nachzügler. Unabhängig von möglichen politischen Diskussionen über Fristen bleibt die Richtung klar: Die E-Rechnung wird zum unumgänglichen Standard. Wer die digitale Transformation seiner Finanzprozesse weiter verschleppt, riskiert nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern verspielt auch Wettbewerbsvorteile.

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