E-Rechnung: Bundesfinanzministerium verschärft Validierungspflichten drastisch

Zum Jahresende 2025 zeigt sich: Die E-Rechnung ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Fast ein Jahr nach Start der Empfangspflicht hat das Bundesfinanzministerium (BMF) mit einem Schreiben vom 15. Oktober 2025 die Spielregeln neu definiert – und Unternehmen deutlich stärker in die Pflicht genommen.

Was zunächst wie eine technische Klarstellung klingt, hat weitreichende Konsequenzen: Wer eingehende Rechnungen nicht korrekt validiert, riskiert den Vorsteuerabzug. Während sich die Wirtschaft auf die nächste Phase der digitalen Rechnungspflicht vorbereitet, setzt das BMF jetzt neue Maßstäbe bei der Fehlerklassifizierung.

Formatfehler wiegen am schwersten: Verstößt eine Rechnung gegen die Syntax der EN-16931-Norm – etwa durch eine defekte XML-Struktur in einer XRechnung oder einer ZUGFeRD-Datei –, gilt sie nicht als gültige E-Rechnung. Baker Tilly bringt es auf den Punkt: „Das Dokument wird dann als ‚sonstige Rechnung’ eingestuft, die E-Rechnungspflicht ist nicht erfüllt.” Für den Vorsteuerabzug kann das zum Problem werden.

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Geschäftsregelfehler hingegen lassen sich heilen. Fehlt beispielsweise die Käuferreferenz (BT-10) oder stimmen Summen nicht überein, bleibt die Rechnung grundsätzlich steuerlich gültig – sofern der Kerninhalt korrekt ist. Eine wichtige Differenzierung, die vielen Unternehmen Rechtssicherheit verschafft.

Validierungspflicht wird zum Muss

Das neue Dekret verlagert die Verantwortung eindeutig zum Rechnungsempfänger. Unternehmen müssen künftig „geeignete Validierungstools” einsetzen, um eingehende Datensätze auf Format- und Regelverstöße zu prüfen. Konkrete Software schreibt das BMF zwar nicht vor, doch faktisch führt kein Weg mehr an automatisierten Validierungsprozessen im B2B-Verkehr vorbei.

„Der Validierungsbericht kann als Compliance-Nachweis dienen”, erklärt die IHK Köln in ihrer Bewertung des Oktober-Erlasses. Eine bedeutsame Entwicklung: War 2025 noch vom reinen „Empfangen und Archivieren” die Rede, verlangt der Markt nun aktive technische Überprüfung.

Zwischenbilanz nach elf Monaten Empfangspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 sind deutsche B2B-Unternehmen verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Die Umstellung verlief bislang schrittweise – kaum überraschend bei einer derart tiefgreifenden Änderung.

Noch profitieren Rechnungssteller von Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen sie mit Zustimmung des Empfängers weiter Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Doch Marktdaten zeigen einen stetigen Anstieg strukturierter E-Rechnungen, da größere Lieferanten ihre Systeme frühzeitig umstellen – um dem Ansturm 2027 zu entgehen.

Erleichterung gibt es bei der Kleinbetragsregelung: Rechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise bleiben von den strengen E-Rechnungs-Formatvorgaben befreit. Für Unternehmen mit vielen Kleinbelegen eine spürbare Entlastung.

2027: Die nächste Deadline rückt näher

Während sich derzeit alles um Validierung und Empfang dreht, wirft der nächste Stichtag bereits seine Schatten voraus. Ab dem 1. Januar 2027 greift die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro.

Experten warnen vor falscher Sorglosigkeit: „Unternehmen, die lediglich ‚empfangen’, ohne die Daten in ihre ERP-Systeme zu integrieren, verschenken Effizienzgewinne”, mahnt ein aktuelles Pagero-Update. Die neuen BMF-Regeln zum Fehler-Handling sind ein Weckruf: Einfach nur XML-Dateien ablegen reicht nicht mehr – die technische Validität sicherzustellen ist jetzt Compliance-Pflicht.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Validierungstools prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kreditorenbuchhaltungs-Software zwischen „Formatfehlern” (kritisch) und „Geschäftsregelfehlern” (behebbar) unterscheiden kann.

Oktober-Leitlinien studieren: Machen Sie Ihr Buchhaltungsteam mit den spezifischen Fehlerklassen aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 vertraut.

2026 als Testjahr nutzen: Bereiten Sie Ihre Ausstellungsfähigkeiten vor, bevor 2027 die strengen Vorgaben für Rechnungssteller greifen. Die „sanfte” Übergangsphase endet schneller als gedacht.

Quellen: Bundesfinanzministerium (BMF), Schreiben vom 15.10.2025; Baker Tilly Analyse (Oktober 2025); IHK Köln Leitlinien (Oktober 2025); Pagero Regulatory Update (Oktober 2025)

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