E-Rechnung: 2026 wird zum Schaltjahr für deutsche Unternehmen

Ab heute startet das zweite Jahr der Pflicht zur elektronischen Rechnung. Während das Empfangen digitaler Belege seit 2025 Routine ist, rückt nun die Übergangsphase für das Versenden in den Fokus – besonders für Firmen mit etablierten EDI-Systemen.

Die Übergangsregeln 2026: Noch Luft, aber nicht mehr lange

Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Das Versenden folgt einem gestaffelten Plan. Für das laufende Jahr 2026 gilt noch eine wichtige Übergangsregel: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Kulanzphase endet jedoch bald. Ab Januar 2027 greift eine Umsatzgrenze: Firmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen dann zwingend normgerechte E-Rechnungen verschicken.

Für viele Branchen ist das eine entscheidende Frist. Besonders betroffen sind mittelständische und große Unternehmen, die ihre Systeme jetzt anpassen müssen. „2026 ist das letzte Jahr mit großzügigen Übergangsregeln“, warnt ein Steuerexperte. „Wer die Umsatzgrenze überschreitet, muss bis Januar 2027 vollständig umgestellt haben.“

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EDI-Systeme: Lebensader mit Ablaufdatum

Ein zentrales Thema der Übergangsphase sind die sogenannten EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange). Vor allem in der Automobilindustrie und im Handel sind Formate wie EDIFACT oder VDA tief in den Lieferketten verankert. Das Wachstumschancengesetz sieht für diese Systeme eine spezielle Schonfrist vor: Sie dürfen bis Ende 2027 weiter genutzt werden, auch wenn sie nicht dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen.

Doch auch hier tickt die Uhr. Die Bedingung: Die Rechnungsdaten müssen aus dem EDI-Format vollständig und korrekt extrahierbar sein. Bis 2028 müssen dann alle elektronischen Rechnungen dem EN-Standard entsprechen oder mit ihm kompatibel sein. „Die Übergangsregelung ist keine Pause, sondern eine Migrationsphase“, betont der Verband für elektronische Rechnungsstellung (VeR). Unternehmen sollten die Zeit nutzen, ihre Alt-Systeme anzupassen.

Die technische Herausforderung: Vom Empfangen zum Senden

Marktbeobachter stellen fest: Während die Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen weit verbreitet ist, hinkt die Sendefähigkeit hinterher. Viele Firmen können strukturierte Daten im geforderten Format noch nicht zuverlässig generieren. Softwareanbieter drängen ihre Kunden deshalb, bestehende EDI-Vereinbarungen zu prüfen. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers – erforderlich für die Nutzung „anderer“ elektronischer Formate – bleibt ein kritischer Compliance-Punkt.

Hybride Formate wie ZUGFeRD 2.3 könnten eine Brückenlösung sein. Sie kombinieren eine menschenlesbare PDF-Datei mit maschinenlesbaren XML-Daten. Für viele Unternehmen ist dies ein pragmatischer Einstieg in die normgerechte Rechnungsstellung.

Ausblick: E-Rechnung als Vorstufe zur Transaktionsmeldung

Die digitale Rechnung ist aus Sicht des Bundesfinanzministeriums nur der erste Schritt. Langfristig plant die Regierung ein transaktionsbasiertes Meldesystem für die Umsatzsteuer. Ziel ist es, Steuerbetrug effektiver zu bekämpfen. Die flächendeckende E-Rechnung schafft dafür die technische Grundlage.

Für die deutsche Wirtschaft bedeutet das: Die Digitalisierung der Buchhaltung ist keine vorübergehende Pflicht, sondern ein dauerhafter Strukturwandel. Das Jahr 2026 bietet die letzte großzügige Frist, um die Weichen richtig zu stellen – bevor die regulatorische Schraube 2027 und 2028 deutlich fester angezogen wird.

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