E-Rechnung 2026: Bürokratie-Abbau bei Kleinbeträgen

Ab dem 2. Januar 2026 entfällt für strukturierte E-Rechnungen unter 250 Euro die Zustimmungspflicht des Empfängers. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit einer Klarstellung Ende 2025 eine zentrale Hürde für die digitale Buchhaltung beseitigt.

Phase Zwei der E-Rechnungspflicht startet

Während die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich seit 2025 gilt, sorgten Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen bislang für Unsicherheit. Die jüngste Verwaltungsanweisung des BMF vom Oktober 2025 schafft nun die nötige Rechtssicherheit für das laufende Geschäftsjahr. Steuerabteilungen können sich von der reinen Compliance auf die Prozessoptimierung konzentrieren.

Keine Zustimmung mehr für strukturierte Kleinrechnungen

Die wichtigste Neuerung betrifft die Empfängerzustimmung. Bisher benötigten Lieferanten für freiwillig versendete E-Rechnungen unter 250 Euro die ausdrückliche Einwilligung des Kunden. Diese Pflicht entfällt nun, sofern die Rechnung in einem strukturierten Format nach dem europäischen Standard EN 16931 erstellt wird – also als XRechnung oder ZUGFeRD 2.x.

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Steuerexperten wie von Casis und Baker Tilly bewerten diese „Zustimmungsfiktion“ als großen Schritt zur Vereinheitlichung. Für Unternehmen bedeutet das: Eine digitale Taxiquittung oder Rechnung für Büromaterial kann ab sofort ohne vorherige Vereinbarung im strukturierten Format eingehen. Die Regelung gilt analog für Kleinunternehmer und Fahrausweise.

Format bleibt entscheidend: XML ja, PDF nein

Doch Vorsicht: Die Erleichterung gilt ausschließlich für maschinenlesbare, XML-basierte Formate. Bei unstrukturierten PDFs oder Bilddateien bleibt die Zustimmungspflicht bestehen. Diese Unterscheidung ist für Buchhaltungsabteilungen zentral.

Das BMF bestätigte zudem, dass Hybridformate wie ZUGFeRD als strukturierte E-Rechnung gelten und von der Erleichterung profitieren. Reine PDFs hingegen nicht. Bis Ende 2027 sind PDF-Rechnungen im Übergang zwar noch erlaubt, der Trend zur strukturierten Datenübermittlung ist jedoch unübersehbar.

Technische Validierung und Formatfehler

Was passiert, wenn eine XRechnung technische Syntaxfehler enthält? Das BMF stellt klar: Eine fehlerhafte Datei gilt dann als „sonstige Rechnung“ – vergleichbar mit einem PDF. Theoretisch würde die Zustimmungspflicht wieder greifen. In der Praxis verhindert jedoch die stillschweigende Genehmigung durch Zahlung oder Bearbeitung, dass Massenabweisungen wegen kleinerer Validierungsprobleme erfolgen.

Ausblick: Der Weg zu 2027 und 2028

Deutschland befindet sich mitten in der hybriden Übergangsphase. Während der Empfang elektronischer Rechnungen bereits Pflicht ist, gestaffelt sich die Ausgabepflicht:

• 2025-2026: Pflicht zum Empfang für alle B2B-Transaktionen. Ausgabe nur Pflicht, wenn keine Übergangsregel in Anspruch genommen wird.
• 2027: Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro (im Vorjahr) müssen E-Rechnungen ausstellen.
• 2028: Volle B2B-Pflicht für alle Unternehmen.

Die Klarstellung zu Kleinbeträgen ebnet den Weg für „Digital-First“-Strategien. Große Abnehmer werden ihre Lieferanten nun verstärkt zu strukturierten Formaten ermutigen. Steuerberater raten Unternehmen, ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Einkaufsrichtlinien entsprechend anzupassen. Strukturierte E-Rechnungen sollten als akzeptiert und bevorzugt deklariert werden – das beschleunigt den Vorsteuerabzug im neuen Jahr.

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