DSGVO-Reform entlastet Startups bei Dokumentationspflicht

Die EU will Gründer von bürokratischem Ballast befreien. Kernstück ist eine geplante Ausweitung der Ausnahmen vom Verarbeitungsverzeichnis.

Ab dem 17. Januar 2026 treibt die Europäische Union bedeutende Reformen voran, die speziell für Gründer den Verwaltungsaufwand reduzieren sollen. Im Fokus steht das Verarbeitungsverzeichnis nach Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Woche hat das Europäische Parlament wichtige Schritte eingeleitet, während hitzige Debatten um den „Digitalen Omnibus“ neue Befreiungen für Tausende Startups in Aussicht stellen.

Das Herzstück der Neuerungen ist der Vorschlag der EU-Kommission zum „Digitalen Omnibus“. Dieser sieht zwei entscheidende Änderungen vor, die derzeit in Brüssel intensiv beraten werden:

1. Höhere Schwellenwerte: Die Ausnahmeregelung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) soll von derzeit 250 auf 750 Beschäftigte angehoben werden. Eine neue Kategorie von „Small Mid-Caps“ würde so von weniger Bürokratie profitieren.
2. Abschaffung der „Gelegentlichkeit“: Bisher gilt die Ausnahme nur, wenn die Datenverarbeitung „nur gelegentlich“ erfolgt. Da fast jedes digitale Startup Kundendaten regelmäßig verarbeitet, fiel es bisher fast immer unter die Dokumentationspflicht. Künftig soll stattdessen der „hohe Risiko“ für die Rechte Einzelner entscheidend sein.

Lücken im Verarbeitungsverzeichnis können teuer werden – besonders für Gründer, die später Nachfragen der Aufsichtsbehörde fürchten müssen. Ein kostenloses Paket bietet eine geprüfte Excel‑Muster‑Vorlage für das Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO plus eine Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung, mit der Sie typische Felder richtig ausfüllen und Prüfungen deutlich einfacher bestehen. So erstellen Sie Ihre Dokumentation schnell und rechtssicher. Jetzt Excel‑Muster & Anleitung sichern

Rechtsexperten sprechen von einem Paradigmenwechsel. Ein typisches SaaS-Startup mit 50 Mitarbeitern müsste demnach kein formelles Verarbeitungsverzeichnis mehr führen – sofern es keine hochriskanten Daten wie Gesundheitsinformationen verarbeitet.

Schnellere Verfahren und deutsche Herstellerverantwortung

In einer parallelen Entwicklung stimmte das Parlament am 13. Januar neuen DSGVO-Verfahrensregeln zu. Ziel ist eine schnellere und einheitlichere Zusammenarbeit nationaler Aufsichtsbehörden wie der deutschen Datenschutzkonferenz (DSK). Für grenzüberschreitend tätige Startups bedeutet das mehr Planungssicherheit, aber auch effizientere Durchsetzung bei Verstößen.

Die DSK selbst positionierte sich im Januar mit dem Konzept der „Herstellerverantwortung“. Dieses Prinzip würde die Compliance-Last vom Anwender einer Software auf den Hersteller verlagern. Ein Startup, das ein Standard-Cloud-CRM nutzt, könnte sich so auf die Konformitätserklärung des Anbieters verlassen.

Kontroverse: Wo liegt das „hohe Risiko“?

Die geplanten Vereinfachungen sind nicht unumstritten. Zivilgesellschaftliche Gruppen und Datenschutzaktivisten warnen vor einer Aushöhlung des Privatsphärenschutzes. Große Tech-Konzerne könnten die neuen, „innovationsfreundlichen“ Regeln nutzen, um sich Dokumentationspflichten zu entziehen.

Die entscheidende Frage für Gründer lautet: Wie wird „hohes Risiko“ definiert? Bleibt die Definition zu vage, verpufft der versprochene Bürokratieabbau. Der aktuelle Entwurf orientiert sich an den Kriterien für eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Artikel 35 DSGVO). Standardgeschäftsprozesse wie Personalverwaltung oder einfaches CRM wären demnach weiterhin befreit.

Das sollten Gründer jetzt tun

Auch wenn der politische Rückenwind klar Richtung Deregulierung weht, raten Experten zur Vorsicht. Der „Digitale Omnibus“ durchläuft noch das Gesetzgebungsverfahren. Eine endgültige Verabschiedung wird für Ende 2026 erwartet.

• Verzeichnisse nicht löschen: Die aktuellen Pflichten aus Artikel 30 DSGVO gelten bis zum Inkrafttreten der neuen Verordnung unverändert.
• Risikobewertung vorbereiten: Gründer sollten dokumentieren, warum ihre Datenverarbeitung ein geringes Risiko darstellt. Bei sensiblen Daten oder umfangreichem Nutzer-Tracking bleibt das Verzeichnis voraussichtlich Pflicht.
• Aufbewahrungsfristen anpassen: Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) hat die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe bereits zum 1. Januar 2026 von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Diese Änderung können Startups sofort umsetzen.

Der Kurs für 2026 ist gesetzt: Die EU steuert von einer pauschalen „Compliance-first“- zu einer differenzierten „Risiko-basierten“-Strategie für kleinere Unternehmen. Die geplante 750-Personen-Schwelle und der Wegfall der „Gelegentlichkeit“ werden das Verarbeitungsverzeichnis voraussichtlich von einer universellen Pflicht zu einem gezielten Instrument für Hochrisiko-Szenarien wandeln.

PS: Sie bereiten Ihre Dokumentation auf mögliche Prüfungen vor und möchten wissen, welche Prozesse wirklich unter Art. 30 fallen? Das kostenlose E‑Book erklärt kompakt, wann Ausnahmen greifen, welche Felder Aufsichtsbehörden erwarten und wie Sie mit einer kompakten Excel‑Vorlage Prüfungen souverän bestehen. Ideal für Gründer, die Rechtssicherheit ohne großen Aufwand suchen. Gratis‑E‑Book & Excel‑Vorlage anfordern