Digitaler Ursprungsnachweis: IHK Düsseldorf erklärt neue Regeln

Die Industrie- und Handelskammer Düsseldorf schult heute exportierende Unternehmen in der Beantragung digitaler Ursprungszeugnisse. Das Webinar kommt zur rechten Zeit: Erst zwei Monate ist es her, dass Deutschland als eines der ersten Länder Europas komplett auf das papierlose Verfahren umgestellt hat.

Die Veranstaltung „Ursprungszeugnisse leicht gemacht – Grundlagen und praktische Tipps” richtet sich an alle Betriebe, die im internationalen Handel tätig sind. Rund eine Million solcher Nachweise stellen die 79 deutschen IHKs jährlich aus – und seit dem 15. September 2025 läuft der gesamte Prozess erstmals vollständig digital ab. Kein Papierformular mehr, keine Postlaufzeiten, keine Medienbrüche. Doch was bedeutet das konkret für die tägliche Exportpraxis?

Vom Papierstau zur PDF-Lösung

Bis Mitte September konnten Unternehmen zwar elektronische Anträge stellen, mussten das genehmigte Zeugnis aber noch auf offiziellem Spezialpapier ausdrucken. Diese letzte analoge Hürde ist nun Geschichte. Stattdessen erhalten Exporteure ein digital signiertes PDF-Dokument mit IHK-Siegel, Unterschrift, Seriennummer und QR-Code zur Verifikation.

„Ein echter Durchbruch für deutsche Unternehmen”, kommentierte Volker Treier, Außenwirtschaftschef beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK), die Neuerung im September. Das Exportgeschäft werde schneller, sicherer und einfacher – ein Meilenstein für die Effizienz im internationalen Handel. Mit diesem Schritt gehört die IHK-Organisation zu den ersten Institutionen bundesweit, die offizielle Dokumente in dieser Größenordnung vollständig digital ausstellt.

Passend zum Thema Ursprungszeugnisse: Viele Exporteure riskieren Verzögerungen oder Sanktionen, weil Formulare nicht korrekt ausgefüllt werden. Ein kostenloses E‑Book bietet eine praktische Ausfüllhilfe, ausfüllbare Vorlagen und eine Checkliste, mit der Sie typische Fehler vermeiden und Ihre Anträge schneller verifizieren lassen. Ideal für Außenhandels- und Zollverantwortliche, die das neue digitale Verfahren sicher nutzen wollen. Kostenlose Ausfüllhilfe für Ursprungszeugnisse herunterladen

Was Exporteure jetzt wissen müssen

Das heutige Webinar konzentriert sich auf die praktische Anwendung: Wie funktioniert die Beantragung im neuen System? Welche Sicherheitsmerkmale bringt das digitale Zeugnis mit? Und wie können internationale Geschäftspartner die Echtheit überprüfen?

Besonders der letzte Punkt dürfte viele Unternehmen interessieren. Zollbehörden, Banken und Handelspartner weltweit können die Gültigkeit mittlerweile per Mausklick im PDF-Reader kontrollieren oder über ein zentrales Online-Portal verifizieren. Die umfangreichen Metadaten im Dokument machen Fälschungen nahezu unmöglich – ein deutlicher Sicherheitsgewinn gegenüber dem alten Papierverfahren.

Zeit und Geld sparen im Tagesgeschäft

Die Vorteile liegen auf der Hand: Wegfallende Druckkosten, keine Kurierdienste mehr, keine tagelangen Wartezeiten. Was früher Tage dauerte, ist heute in Minuten erledigt. Das beschleunigt nicht nur die Zollabfertigung, sondern verbessert die gesamte Lieferkette.

Dazu kommt die nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme. Exporteure können das digitale Ursprungszeugnis direkt in ihre Supply-Chain-Software einbinden und weite Teile der Dokumentation automatisieren. Für Unternehmen mit hohem Exportvolumen ein erheblicher Effizienzgewinn.

Deutschland als Vorreiter in Europa

Mit dem flächendeckenden Rollout setzt Deutschland europaweit Maßstäbe. Ursprungszeugnisse bestätigen die nicht-präferenzielle Herkunft von Waren und sind unverzichtbar für korrekte Zolltarife und Einfuhrbestimmungen. Bei einer Million ausgestellter Nachweise jährlich spricht die schiere Menge für sich.

Die Initiative entspricht den Zielen der revidierten Kyoto-Konvention der Weltzollorganisation und ist international rechtlich anerkannt. Hier zeigt sich beispielhaft, wie Verwaltungsdigitalisierung funktionieren kann: pragmatisch, nutzerorientiert und mit direktem Mehrwert für die Wirtschaft. Deutsche Exporteure gewinnen so an globaler Wettbewerbsfähigkeit, weil bürokratische Hürden fallen.

Weitere Digitalisierungsschritte geplant

DIHK und IHKs betrachten das digitale Ursprungszeugnis als Auftakt, nicht als Endpunkt. Weitere handelsbezogene Dokumente und Prozesse sollen in den kommenden Jahren folgen. Welche genau, bleibt abzuwarten – klar ist aber: Unternehmen müssen am Ball bleiben.

Veranstaltungen wie das heutige Webinar helfen dabei, den Anschluss nicht zu verlieren. Die lokalen IHKs bieten regelmäßig Schulungen zu digitalen Handelsinstrumenten an. Exporteure sind gut beraten, diese Angebote zu nutzen und sich frühzeitig mit neuen Verfahren vertraut zu machen. Denn eines ist sicher: Der digitale Wandel im Außenhandel gewinnt weiter an Tempo.

PS: Falsch ausgefüllte Ursprungszeugnisse verzögern Lieferungen und können Kosten verursachen. Ein gratis Leitfaden mit Musterformularen und einer kompakten Checkliste zeigt, wie Sie Ursprungszeugnisse beim ersten Mal korrekt erstellen und Nachfragen der IHK vermeiden. Besonders praktisch: Vorlagen, die sich direkt in Ihre Exportprozesse integrieren lassen. Vorlagen & Checkliste für Ursprungszeugnisse jetzt sichern