Digitaler Lohnnachweis: Frist endet am 16. Februar

Für zehntausende Unternehmen läuft die Zeit davon. Bis zum 16. Februar muss der digitale Lohnnachweis für 2025 an die Berufsgenossenschaften übermittelt werden – verspätete Meldungen führen zu teuren Schätzungen der Beiträge.

Der digitale Lohnnachweis ist die zentrale Meldung für die gesetzliche Unfallversicherung. Er bildet die Grundlage für die Beitragsberechnung. Die gesetzliche Frist am 16. Februar 2026 ist bindend und kann nicht verlängert werden. Wer sie verpasst, riskiert eine Schätzung der Lohnsumme durch den Unfallversicherungsträger. Diese fällt meist zuungunsten des Unternehmens aus und führt zu höheren Beitragsforderungen.

Nur der elektronische Weg zählt

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich digital. Papier, Fax oder E-Mail sind nicht mehr zulässig. Unternehmen müssen ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das zertifizierte SV-Meldeportal nutzen. Eine manuelle Abgabe ist nicht vorgesehen.

Die Meldung für 2025 verlangt neben den Summen auch die korrekte Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden – Fehler hier führen schnell zu Schätzungen und höheren Beiträgen. Unser kostenloses E‑Book zur Arbeitszeiterfassung erklärt praxisnah, wie Sie die Pflicht ab 2025 rechtssicher umsetzen, inklusive fertiger Mustervorlagen und Checklisten für Personaler und Lohnbuchhaltung. Sparen Sie Zeit bei der Vorbereitung für die DGUV‑Meldung und vermeiden Sie teure Nachforderungen. Arbeitszeiterfassung jetzt mit Mustervorlagen herunterladen

Stammdatenabruf als kritischer erster Schritt

Bevor die Meldung erstellt werden kann, müssen die Stammdaten bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) abgeglichen werden. Dieser Abruf ist seit November 2024 möglich und sichert korrekte Unternehmensnummern und Gefahrtarifstellen. Ohne diesen Schritt ist eine valide Meldung nicht möglich. Auch externe Dienstleister wie Steuerberater benötigen dafür die aktuellen Zugangsdaten.

Was gemeldet werden muss – und typische Fallstricke

Gemeldet werden muss eine Summenmeldung für das gesamte Kalenderjahr 2025. Dazu zählen:
* Das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt aller Beschäftigten
* Die geleisteten Arbeitsstunden
* Die Gesamtzahl der Versicherten

Diese Daten müssen den richtigen Gefahrtarifstellen des Unternehmens zugeordnet werden. Genau hier lauert eine häufige Fehlerquelle: Die falsche oder unvollständige Zuordnung der Entgelte. Eine sorgfältige Prüfung vor der Übermittlung ist daher unerlässlich. Nachträgliche Korrekturen sind aufwändig, da die ursprüngliche Meldung erst storniert werden muss.

Teure Folgen bei Verspätung

Geht die Meldung nicht fristgerecht ein, schätzt der Unfallversicherungsträger die Beitragsgrundlage nach § 165 Abs. 3 SGB VII. Diese Schätzung orientiert sich oft an Vorjahreswerten und fällt regelmäßig höher aus. Zwar kann sie durch eine nachgereichte korrekte Meldung korrigiert werden, doch der administrative Aufwand ist erheblich. Hinzu können mögliche Säumniszuschläge kommen.

Teil der digitalen Transformation

Das Verfahren ist ein zentraler Baustein der Digitalisierung der Sozialversicherung. Es soll Prozesse vereinheitlichen und effizienter machen. Für die Unternehmen bedeutet dies jedoch höhere Anforderungen an ihre digitale Infrastruktur und Datenqualität. Wichtig: Der digitale Lohnnachweis ist von der UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92) an die Deutsche Rentenversicherung zu unterscheiden, die der Betriebsprüfung dient.

Jetzt handeln, nicht bis zum letzten Tag warten

Angesichts der knappen verbleibenden Zeit sollten alle Unternehmen, die ihre Meldung noch nicht eingereicht haben, umgehend aktiv werden. Experten raten davon ab, bis zum letzten Tag zu warten. Technische Probleme oder Rückfragen können so nicht mehr geklärt werden. Die Prüfung der Stammdaten und die korrekte Zuordnung der Entgelte sind der Schlüssel zu einer konformen Meldung – und bewahren vor unnötigen Kosten und Bürokratie.

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