Digitale Arbeitsverträge: Neues Schwarzarbeit-Gesetz verschärft Kontrolle

Die Digitalisierung deutscher Arbeitsverträge schreitet voran – allerdings mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten. Während das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) seit Januar 2025 digitale Arbeitsverträge ermöglicht, zeigen aktuelle Entwicklungen vom November die Komplexität der Transformation.

Ende November brachte gleich zwei bedeutende Neuerungen: Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) verschob am 25. November die verpflichtende digitale Übermittlung von Steuerbescheiden auf 2027. Gleichzeitig verabschiedete der Bundestag am 13. November das Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung – und stattet die Finanzkontrolle mit KI-Werkzeugen aus.

Das neue Schwarzarbeit-Gesetz markiert einen Wendepunkt. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) beim Zoll erhält umfassende digitale Befugnisse, die weit über bisherige Möglichkeiten hinausgehen.

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Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:

KI-gestützte Datenanalyse: Künstliche Intelligenz soll künftig automatisch Risikomuster in großen Datensätzen erkennen. Branchen mit hoher Schwarzarbeit-Gefahr geraten damit besonders ins Visier der Behörden.

Digitale Prüfabläufe: Inspektoren können Beschäftigungsdaten in Echtzeit mit Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen abgleichen. Das Gesetz schafft die rechtliche Grundlage für vollständig digitale Prüfprozesse.

Härtere Strafen: Wer gefälschte Beschäftigungsnachweise erstellt oder verbreitet, muss mit bis zu fünf Jahren Haft rechnen. Die Botschaft ist klar: Digitale Dokumentation muss fälschungssicher sein.

Für Personalabteilungen bedeutet dies einen Paradigmenwechsel – von der “digitalen Erlaubnis” zur “digitalen Überwachung”. Unternehmen, die digitale Arbeitsverträge nutzen, müssen ihre Daten prüfungsbereit halten.

Digitale Steuerbescheide: Verschobener Start, klare Regeln

Während die Kontrolle beschleunigt wird, hinkt die eigene Digitalisierung der Verwaltung hinterher. Der DStV verkündete am 25. November die Verschiebung digitaler Steuerbescheide.

Ursprünglich für 2026 geplant, müssen Finanzämter nun erst 2027 digitale Bescheide als Standard versenden. Der Finanzausschuss des Bundestages hatte die Frist im Gesetz zur Anpassung des Mindeststeuergesetzes Mitte November angepasst.

“Der Gesetzgeber gewährt Steuerpflichtigen offiziell mehr Zeit zur Anpassung – technische Umsetzungsprobleme dürften aber ebenfalls eine Rolle spielen”, kommentierte der DStV am Dienstag.

Entscheidend: Wenn das System 2027 startet, können Finanzämter digitale Bescheide ohne explizite Zustimmung versenden. Ein “Digital-First”-Ansatz, bei dem Papier nur auf ausdrücklichen Wunsch bereitgestellt wird – ähnlich wie bei den neuen Arbeitsvertragsregelungen.

BEG IV: Digitaler Standard seit Januar

Diese November-Entwicklungen bauen auf dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz auf, das am 1. Januar 2025 in Kraft trat.

Seit elf Monaten dürfen Arbeitgeber die Anforderungen des Nachweisgesetzes in Textform erfüllen – also per E-Mail oder PDF statt mit Unterschrift auf Papier. Erstmals in der deutschen Geschichte wurden rein digitale Arbeitsverträge zum Standard.

Doch das neue Schwarzarbeit-Gesetz unterstreicht, warum spezielle Ausnahmen bestehen bleiben. Gemäß BEG IV ist die Textform ausgeschlossen für Branchen nach § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes:

• Baugewerbe
• Gastronomie und Beherbergung
• Logistik und Transport
• Fleischverarbeitung

In diesen Risikobranchen bleiben Papierverträge mit eigenhändiger Unterschrift Pflicht. Das Gesetz vom 13. November verschärft die Kontrolle genau dieser Sektoren – auch wenn sie keine digitalen Verträge nutzen dürfen, wird ihre Compliance mit zunehmend ausgefeilten digitalen Werkzeugen überwacht.

Zwei-Geschwindigkeiten-Digitalisierung

Die Ereignisse Ende November 2025 zeigen eine gespaltene Digitalisierung im deutschen Arbeits- und Steuerrecht.

Einerseits hat BEG IV administrative Lasten für Standard-Bürojobs erfolgreich reduziert. Digitale Verträge per E-Mail (druckbar, mit Empfangsbestätigung) sind 2025 zur Norm geworden und haben das Onboarding erheblich beschleunigt.

Andererseits offenbart die DStV-Mitteilung vom 25. November, dass die staatliche Digitalinfrastruktur – konkret bei Steuerbescheiden – hinter den Möglichkeiten der Privatwirtschaft zurückbleibt. Die Verschiebung auf 2027 spricht Bände.

Gleichzeitig priorisiert der Staat Digitalisierung dort, wo sie der Durchsetzung dient. Das Anti-Schwarzarbeit-Gesetz zeigt: Während die Regierung langsam digitale Services bereitstellt, nutzt sie rasch digitale Tools zur Überwachung des Arbeitsmarkts.

Rechtsexperten betonen die kritische Synchronisation dieser Gesetze. Mit den neuen KI-Fähigkeiten der FKS wird die Genauigkeit digitaler Beschäftigungsdaten entscheidend. Fehler im digitalen Vertragsmanagement – etwa fehlende Empfangsbestätigungen – könnten künftig automatisiert erkannt werden.

Ausblick: Was HR-Abteilungen erwartet

Für 2026 sollten Personalabteilungen die praktische Umsetzung des Schwarzarbeit-Gesetzes vorbereiten. Die FKS wird voraussichtlich in den kommenden Monaten ihre neuen digitalen Prüfprotokolle ausrollen – zunächst fokussiert auf die Risikobranchen.

Bei der Steuerverwaltung empfiehlt der DStV, die Verlängerung bis 2027 für System-Upgrades zu nutzen. Der verpflichtende Start wurde verschoben, doch das Modell der digitalen Zustellung “ohne Zustimmung” ist beschlossen. Early Adopter könnten bereits in der Übergangsphase digitale Bescheide erhalten.

Für den Rest von 2025 bleibt der Status quo stabil: Textform genügt für die meisten Standardverträge. Eigenhändige Unterschrift bleibt zwingend für Befristungen, Kündigungen und alle Verträge in den Schwarzarbeit-Sektoren.

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