DGUV-Vorschrift 2 verlangt digitale ASA-Protokolle ab 2026

Ab 1. Januar 2026 müssen Betriebe ihre Arbeitsschutzausschuss-Sitzungen digital und revisionssicher dokumentieren. Die novellierte DGUV Vorschrift 2 erlaubt erstmals ausdrücklich digitale Betreuung – und stellt damit neue Anforderungen an die Protokollierung. Gleichzeitig treten neue Regeln zur Regalsicherheit in Kraft.

Die größte unmittelbare Veränderung für Sicherheitsfachkräfte und Betriebsärzte ist die Anerkennung der IKT-gestützten Betreuung. Die überarbeitete DGUV Vorschrift 2, die zum Jahreswechsel in Kraft tritt, erlaubt es, einen Teil der Beratungspflichten auch digital zu erfüllen. Das betrifft direkt die Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses (ASA).

Doch die neue Flexibilität bringt neue Pflichten mit sich. Ein einfaches Teilnehmerverzeichnis genügt für hybride Formate nicht mehr. Das Protokoll muss nun klar zwischen physischer und virtueller Anwesenheit unterscheiden, um die Beschlussfähigkeit gemäß Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) nachweisen zu können. Rechtsanwälte raten dringend, die ASA-Geschäftsordnung noch vor der ersten Sitzung 2026 anzupassen.

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Ein rechtssicheres Protokoll für das neue Jahr sollte laut Experten mindestens enthalten:
* Die explizite Nennung der verwendeten Meeting-Software.
* Den Nachweis einer stabilen Verbindung bei Abstimmungen.
* Digitale Freigabeworkflows, die handschriftliche Unterschriften ersetzen.

Wer diese digitalen Interaktionen nicht korrekt dokumentiert, riskiert Haftungslücken – besonders bei einem Arbeitsunfall, bei dem die stattgefundene Beratung nicht nachgewiesen werden kann.

Neue Agenda: Dringende Prüfung der Regalsicherheit

Neben den formalen Änderungen steht auch inhaltlich Neues auf der Tagesordnung. Die aktualisierte DGUV Information 208-061 zur Sicherheit von Lagereinrichtungen und Regalsystemen tritt praktisch mit dem Jahresbeginn in Kraft.

Die Richtlinie führt eine neue „5:1-Regel“ für das Höhe-zu-Tiefe-Verhältnis von Regalen mit Türen ein. Sie ersetzt den alten 4:1-Standard und ermöglicht eine effizientere Raumnutzung. Für Betriebe bedeutet das jedoch eine sofortige Überprüfung ihrer Gefährdungsbeurteilungen.

Der erste ASA im neuen Jahr sollte daher protokollieren:
* Die Vorstellung der neuen DGUV 208-061-Standards.
* Den Beschluss zur Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung für Lagerflächen.
* Die Zuweisung der Verantwortung für die Überprüfung bestehender Regale auf die neuen Anforderungen an Stoßschutzeinrichtungen (nun 400 Joule).

Diese Diskussionen aktenkundig zu machen, dient dem Nachweis der Organisationsverschulden-Vermeidung – ein entscheidender Punkt in Haftungsfällen.

Revisionssichere Archivierung wird Pflicht

Der Wechsel zu hybriden Formaten erhöht die Anforderungen an die Archivierung. Ein einfaches PDF-Protokoll per E-Mail-Anhang genügt vor Gericht oft nicht mehr. Experten empfehlen spezielle Compliance-Management-Software, die den gesamten Lebenszyklus des Protokolls lückenlos dokumentiert.

Für 2026 gilt ein dreistufiger Prozess als sicher:
1. Unveränderbare Speicherung: Protokolle in einem WORM-Format (Write Once, Read Many) ablegen.
2. Zugriffskontrolle: Den Zugriff auf autorisierte ASA-Mitglieder und den Betriebsrat beschränken, unter Beachtung der DSGVO bei Gesundheitsdaten.
3. Aufgabenverfolgung: Beschlüsse direkt mit digitalen Maßnahmen und Fristen verknüpfen. Wird eine vereinbarte Sicherheitsmaßnahme nicht umgesetzt, wird das Protokoll selbst zum Beweisstück für ein Verschulden.

Integration in übergeordnete Managementsysteme

Der Trend für 2026 geht zur engeren Verzahnung der ASA-Protokolle mit Systemen wie ISO 45001. Große Logistikanbieter arbeiten bereits an einer „integrierten Compliance“, bei der ASA-Beschlüsse automatisch in die Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) einfließen.

Das Protokoll ist damit kein bürokratisches Übel mehr, sondern ein zentrales Instrument des rechtlichen Schutzes. Mit der Flexibilität der neuen DGUV Vorschrift 2 wächst die Verantwortung für eine präzise, digitale Dokumentation. Betriebe, die hier nicht nachziehen, riskieren, dass ihre hybriden Sitzungen beim nächsten Audit als nicht konform eingestuft werden.

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