DGUV-Vorschrift 2: Digitale Nachweise und neue Pflichten für Betriebe

Ab sofort gilt in deutschen Betrieben die „Textform“ statt der „Schriftform“ für zentrale Sicherheitsdokumente. Diese Liberalisierung im Zuge des Bürokratieentlastungsgesetzes IV beendet die Ära des zwingenden Papierdokuments mit Unterschrift. Parallel tritt eine verschärfte DGUV Vorschrift 2 mit verbindlichen Selbsterklärungen für Kleinbetriebe in Kraft.

Ende der Unterschriftenpflicht für Sicherheitsdokumente

Seit Jahresbeginn können Sicherheitsunterweisungen und Gefährdungsbeurteilungen per E-Mail, Software oder digitalem Tool dokumentiert werden. Die handschriftliche Unterschrift ist nicht mehr zwingend erforderlich. Diese Änderung nach § 126b BGB soll den Verwaltungsaufwand verringern, besonders für Unternehmen mit dezentralen oder mobilen Teams.

Doch die Erleichterung bringt neue Herausforderungen mit sich. „Die Herausforderung für 2026 ist nicht nur digital zu werden, sondern dabei rechtssicher zu bleiben“, kommentieren Branchenbeobachter. Digitale Systeme müssen fälschungssicher sein und den Urheber eines Dokuments eindeutig identifizieren können. Ein einfaches E-Mail-Protokoll reicht im Schadensfall nicht aus – der Arbeitgeber muss nachweisen, dass der konkrete Mitarbeiter die Unterweisung erhalten und verstanden hat.

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Neue Pflicht zur Selbsterklärung für KMU

Eine entscheidende Neuerung betrifft kleinere und mittlere Betriebe. Die überarbeitete DGUV Vorschrift 2 zum „Unternehmermodell“ verlangt von Inhabern mit bis zu 50 Beschäftigten nun eine verbindliche Selbsterklärung. Sie müssen schriftlich bestätigen, eine gültige Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und diese aktuell dokumentiert zu haben.

Ziel ist es, Compliance-Lücken im Mittelstand zu schließen. Die Haftung und Verantwortung der Unternehmer wird dadurch deutlich erhöht. Gleichzeitig wurden die Schwellenwerte für die „Regelbetreuung“ angehoben: Mehr Betriebe mit bis zu 20 Mitarbeitern können nun flexible Betreuungsmodelle nutzen – wenn sie die verschärften Dokumentationspflichten einhalten.

Gefahrstoffverordnung und digitale Nachweisführung

Die Lockerung der Formvorgaben trifft auf verschärfte inhaltliche Anforderungen, besonders bei Gefahrstoffen. Die novellierte Gefahrstoffverordnung verlangt eine lückenlose Dokumentation beim Umgang mit krebserzeugenden Stoffen. Das neue „Ampelmodell“ für Tätigkeiten erfordert eine präzise, oft digitale Erfassung von Expositionswerten.

Experten des Verbands der Chemischen Industrie (VCI) betonen: Die Anforderungen an den Inhalt der Dokumente werden strenger. Ein digitaler, zeitgestempelter Prüfpfad für jede Gefährdungsbeurteilung entwickelt sich zum neuen Standard für den Haftungsschutz. Digitale EHS-Management-Systeme (Environmental, Health, and Safety) ermöglichen es, das sogenannte Expositionsverzeichnis in Echtzeit aktuell zu halten.

Weitere Neuerungen zum Jahreswechsel 2026

• Mindestlohn: Der gesetzliche Mindestlohn stieg am 1. Januar auf 13,90 Euro pro Stunde. Dies wirkt sich auch auf die Grenzwerte für Minijobs aus.
• Aufenthaltsgesetz: Eine neue Informationspflicht verlangt, dass Drittstaatsangehörige ab dem ersten Arbeitstag über ihre Rechte auf Beratungsleistungen aufgeklärt werden.
• Sozialversicherung: Die Beitragsbemessungsgrenzen in der Kranken- und Rentenversicherung wurden für 2026 angehoben.

Ausblick: Compliance wird zunehmend automatisiert

Die Reaktion der Wirtschaft auf das Ende der Papierpflicht ist überwiegend positiv. Doch Compliance-Experten warnen vor Leichtsinn. Der Trend geht klar zu „Compliance by Design“ – also der Integration rechtlicher Vorgaben direkt in Softwarelösungen. Bis Ende 2026 wird eine stärkere Nutzung KI-gestützter Risikobewertungen erwartet, die dynamische Updates automatisch im geforderten Textformat dokumentieren könnten. Die Bürokratie der Sicherheit wird so Stück für Stück automatisiert.

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