Desk Sharing: Der psychologische Preis der flexiblen Büros

Desk Sharing stresst viele Mitarbeiter und gefährdet ihr Wohlbefinden. Während Unternehmen mit geteilten Arbeitsplätzen Flächen und Kosten sparen, rücken Studien nun die mentalen Belastungen für die Belegschaft in den Fokus. Die tägliche Suche nach einem Schreibtisch wird zur zusätzlichen Stressquelle.

Ein fester Schreibtisch ist mehr als nur eine Arbeitsfläche – er ist ein persönliches Territorium. Dieses schafft Stabilität, Kontrolle und Identität. Mit Desk Sharing fällt dieser psychologische Ankerpunkt weg. Laut einer Studie des Instituts für Arbeit und Gesundheit empfindet etwa ein Drittel der Beschäftigten es als störend, keinen festen Platz zu haben. Die vertraute Routine und Möglichkeit zur Personalisierung entfallen.

Die Folgen:
* Gefühle von Entfremdung und Stress
* Verlust der gewohnten Arbeitsumgebung
* Geringeres psychisches Wohlbefinden

Die unsichtbare Belastung des täglichen Neustarts

Die ständige Suche und Buchung eines Platzes erzeugt eine erhebliche kognitive Last. Diese mentale Anstrengung für eine Routineentscheidung fehlt dann bei den eigentlichen Aufgaben. In Stoßzeiten wird die Suche zum frustrierenden Zeitfresser.

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Hinzu kommt die ergonomische Herausforderung: Stuhl, Monitor und Tisch müssen täglich neu angepasst werden. Ist die Ausstattung nicht flexibel, verursacht das zusätzlichen physischen und psychischen Stress.

Zwischen neuer Dynamik und sozialer Isolation

Desk Sharing soll eigentlich die Zusammenarbeit fördern. Die flexible Platzwahl kann tatsächlich zu neuen Kontakten führen. Gleichzeitig reißt sie aber feste Teams auseinander, die auf räumliche Nähe angewiesen sind.

Der informelle Austausch am Nachbartisch oder in der Kaffeeküche – essenziell für den Teamzusammenhalt – nimmt oft ab. Die Zufriedenheit hängt stark davon ab, ob das Konzept auch Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten bietet.

Ein Balanceakt für die Unternehmen

Desk Sharing ist eine direkte Folge hybrider Arbeitsmodelle. Die Vorteile für Firmen liegen auf der Hand: signifikant niedrigere Miet- und Betriebskosten. Doch diese Einsparungen haben einen Preis.

Experten warnen vor potenziellen Produktivitätsverlusten und einer sinkenden Mitarbeiterbindung. Eine Studie von Union Investment zeigte 2025, dass 90 Prozent der Erwerbstätigen Wert auf die mentale Gesundheitsvorsorge durch ihren Arbeitgeber legen. Ein schlecht umgesetztes Desk-Sharing-Konzept wirkt hier kontraproduktiv.

Erfolg braucht daher klare Regeln, eine intuitive Buchungssoftware und ein vielfältiges Raumangebot – von Ruhezonen bis zu Kollaborationsbereichen.

Die Zukunft: Mehr Intelligenz, weniger Anonymität

Die Bürogestaltung der Zukunft bewegt sich weg von starren Sharing-Vorgaben. Trends für 2026 deuten auf eine stärkere Segmentierung hin:

• Team-Nachbarschaften: Mitarbeiter erhalten feste Zonen für ihr Team, innerhalb derer sie flexibel wählen können.
• Aktivitätsbasierte Zonen: Das Büro bietet klar getrennte Bereiche für Konzentration, Zusammenarbeit und Erholung.
• Intelligente Technologie: Buchungssysteme lernen Präferenzen und schlagen passende Plätze oder die Nähe zu bestimmten Kollegen vor.

Einige Analysten prognostizieren sogar eine leichte Gegenbewegung. Die Bedeutung eines personalisierbaren “Heimathafens” im Büro könnte wieder zunehmen – als Garant für Wohlbefinden und Zugehörigkeit.

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