Datenschutz-Prüfung 2026 trifft digitale Zeiterfassung hart
16.01.2026 - 22:03:12
Europäische Datenschutzbehörden starten eine koordinierte Großprüfung – und nehmen besonders digitale Zeiterfassungssysteme ins Visier. Der Fokus liegt auf der Transparenz gegenüber Mitarbeitern. Für viele Unternehmen wird das zum heiklen Thema.
Auslöser ist eine europaweite Aktion des Europäischen Datenschutzausschusses (EDSA). Sie konzentriert sich auf die Einhaltung der Informationspflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Getroffen wird damit der Nerv zahlloser Firmen, die nach den wegweisenden Urteilen zur Arbeitszeiterfassung digitale Lösungen eingeführt haben.
Transparenz wird zur Nagelprobe
Die Prüfung, die im Rahmen des Coordinated Enforcement Framework (CEF) stattfindet, zielt auf die Artikel 12 bis 14 der DSGVO ab. Diese verpflichten Unternehmen, Betroffene präzise und verständlich über Datenerhebung und -verwendung zu informieren. Die nationalen Behörden werden nun prüfen, ob die Datenschutzhinweise der Unternehmen diesen Anforderungen genügen.
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Die Konsequenzen bei Mängeln sind gravierend: Neben Anordnungen zur Nachbesserung drohen Bußgelder von bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Die Behörden können Fragebögen versenden, deren Beantwortung je nach Land freiwillig oder verpflichtend ist. Unzureichende Antworten ziehen vertiefte Untersuchungen nach sich.
Warum Zeiterfassungssysteme im Fokus stehen
Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung hat zu einer flächendeckenden Einführung digitaler Tools geführt. Diese verarbeiten hochsensible Daten: genaue Arbeitszeiten, Pausen und oft sogar Standortinformationen.
Gerade diese umfassende Datensammlung macht Zeiterfassung zum Paradebeispiel für mangelnde Transparenz. Mitarbeiter müssen klar verstehen, welche Daten erfasst werden, warum (etwa für Lohnabrechnung oder Projektcontrolling) und wer Zugriff hat. Unklare Klauseln in den Datenschutzerklärungen werden die anstehenden Prüfungen nicht überstehen.
Die unterschätzte Pflicht: Die Folgenabschätzung
Die Prüfung wirft ein Schlaglicht auf eine weitere, oft vernachlässigte Pflicht: die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Sie ist zwingend, wenn die Verarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte der Personen birgt – was bei umfangreicher Mitarbeiterüberwachung häufig der Fall ist.
Besonders bei Systemen mit biometrischen Daten (wie Fingerabdruckscannern), GPS-Tracking oder Verhaltenskontrollen ist eine DSFA unerlässlich. Eine mangelhafte Folgenabschätzung führt fast zwangsläufig zu intransparenter Information der Mitarbeiter. Ein klarer Prüfpunkt für die Behörden.
Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Abwarten ist jetzt keine sinnvolle Strategie. Personal- und Datenschutzverantwortliche sollten proaktiv handeln:
- Datenschutzhinweise überprüfen: Alle Erklärungen, besonders für die Zeiterfassung, müssen auf Verständlichkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Juristischer Fachjargon ist zu vermeiden.
- DSFA-Pflicht verifizieren: Muss für das eingesetzte System eine Folgenabschätzung vorliegen? Falls ja, muss diese ordnungsgemäß dokumentiert sein.
- Betroffenenrechte sicherstellen: Prozesse für Auskunfts- oder Löschungsanträge von Mitarbeitern müssen funktionsfähig und leicht zugänglich sein.
- Auf Audits vorbereiten: Interne Zuständigkeiten klären und einen Plan für behördliche Anfragen erstellen.
Unternehmen, die jetzt transparent und rechtskonform handeln, vermeiden nicht nur hohe Strafen. Sie stärken vor allem das Vertrauen ihrer Belegschaft in die digitale Transformation der Arbeitswelt.
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