BZSt stellt Vorsteuer-Rückerstattung auf digitalen Standard um

Ab sofort gilt für die Vorsteuer-Vergütung das digitale „Opt-Out“-Prinzip. Wer weiter Papierbescheide erhalten will, muss aktiv widersprechen. Für ausländische Unternehmen wird die Fristen-Einhaltung zur Herausforderung.

Seit dem 1. Januar 2026 hat sich ein zentrales Verfahren im deutschen Steuerrecht grundlegend gewandelt. Während die flächendeckende Digitalisierung von Steuerbescheiden kurzfristig verschoben wurde, traten die neuen Regeln für das Vorsteuer-Vergütungsverfahren wie geplant in Kraft. Die elektronische Zustellung ist nun der gesetzliche Standard – ein Paradigmenwechsel, der sofortiges Handeln von Steuerabteilungen und Beratern erfordert.

Vom „Opt-In“ zum „Opt-Out“: Schweigen gilt als Zustimmung

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hat die Kommunikation über Entscheidungen zu Vorsteuer-Rückerstattungen auf den Kopf gestellt. Bisher benötigte die elektronische Bekanntgabe von Verwaltungsakten wie Ablehnungen oder Teilbewilligungen eine ausdrückliche Einwilligung. Dieses Sicherheitsnetz für Unternehmen mit weniger digitalisierten Prozessen entfällt nun.

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Grundlage sind das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) und die geänderte Abgabenordnung. Die Zustellung über das BZStOnline-Portal (BOP) ist jetzt der gesetzliche Regelfall. Wer weiterhin Papierpost wünscht, muss der digitalen Zustellung aktiv widersprechen. Unterlässt man dies, legt das BZSt die Bescheide direkt im elektronischen Postfach ab. Alle relevanten Rechtsfristen beginnen sofort mit der Bereitstellung zu laufen.

Eine Ausnahme im allgemeinen Digitalisierungs-Stau

Diese Entwicklung ist besonders bemerkenswert, weil sie im Kontrast zum Gesamtfahrplan der Steuerdigitalisierung steht. Ursprünglich sollte die verpflichtende elektronische Zustellung für alle Steuerbescheide – auch für Einkommen- und Körperschaftsteuer – bereits zum Jahreswechsel starten.

Aufgrund von Bedenken der Berufsverbände zu technischer Umsetzung und Übergangsfristen griff der Gesetzgeber jedoch spät ein. Das im November 2025 verabschiedete Mindeststeueranpassungsgesetz verschob die allgemeine Pflicht zur elektronischen Bekanntgabe auf den 1. Januar 2027.

Diese Verschiebung gilt ausdrücklich nicht für das Vorsteuer-Vergütungsverfahren. Sein spezieller Charakter, der vor allem ausländische Unternehmen und grenzüberschreitende Transaktionen betrifft, ließ den ursprünglichen Zeitplan unberührt. Während lokale Finanzämter also noch ein Jahr lang Papierbescheide versenden können, setzt das BZSt bei der Umsatzsteuer-Rückerstattung bereits auf „Digital First“.

Kritische Fristen und die „Vier-Tage-Regel“

Der Wechsel zur Standard-Digitalzustellung macht die Überwachung der elektronischen Postfächer zur zwingenden Compliance-Pflicht. Besondere Aufmerksamkeit erfordern die Regeln der Bekanntgabefiktion. Sie legen fest, wann ein Dokument als zugestellt gilt und wann die Einspruchsfrist beginnt.

Die Verlängerung der Fiktion von drei auf vier Tage trat zwar bereits 2025 in Kraft. Ihre Bedeutung wird durch die neue Standard-Digitalzustellung 2026 jedoch massiv verstärkt.

Nach aktuellem Recht gilt:
* Bereitstellung: Das Dokument gilt als „bereitgestellt“, wenn es im Portal hochgeladen ist und der Steuerpflichtige per E-Mail benachrichtigt wird.
* Fiktive Zustellung: Das Dokument gilt am vierten Tag nach der Bereitstellung rechtlich als „bekannt gegeben“.
* Fristenlauf: Die einmonatige Einspruchsfrist beginnt strikt ab diesem Stichtag – unabhängig davon, wann der Bescheid tatsächlich heruntergeladen oder gelesen wurde.

Ein Beispiel: Wird eine Ablehnung am Montag, den 5. Januar 2026, ins Portal gestellt, gilt sie am Freitag, den 9. Januar, als zugestellt. Die Einspruchsfrist endet einen Monat später. Prüft ein Steuerteam das Portal zwei Wochen lang nicht, bleiben ihm unter Umständen nur noch wenige Tage zum Reagieren – oder die Frist ist bereits überschritten.

Strategische Konsequenzen für ausländische Unternehmen

Diese Verfahrensverschärfung trifft besonders ausländische Firmen ohne deutsche Betriebsstätte. Sie nutzen den Vorsteuerabzug oft, um die deutsche Umsatzsteuer auf Geschäftsausgaben wie Messeauftritte, Treibstoff oder Logistik zurückzuerhalten.

Branchenkenner weisen darauf hin, dass das Risiko verpasster Fristen bei diesen Unternehmen höher ist. Sie haben seltener Kontakt mit deutschen Finanzbehörden als inländische Firmen. Die Abhängigkeit von E-Mail-Benachrichtigungen – die leicht im Spam-Ordner landen oder in geteilten Posteingängen untergehen können – erhöht das operative Risiko zusätzlich.

Steuerberater raten allen betroffenen Unternehmen dringend, den Zugang zum BZStOnline-Portal zu überprüfen. Die hinterlegten E-Mail-Adressen für Benachrichtigungen müssen aktuell sein und regelmäßig kontrolliert werden. Interne Compliance-Kalender sollten zudem die „Vier-Tage-Regel“ als neuen Maßstab für Rückerstattungsentscheidungen berücksichtigen. Der Puffer durch die langsamere Postzustellung entfällt.

Ausblick: Die Generalprobe für 2027

Die Einführung des digitalen Opt-Outs bei der Vorsteuer-Rückerstattung ist eine Art Pilotprojekt für die umfassendere Einführung im kommenden Jahr. Am 1. Januar 2027 läuft die Atempause durch das Mindeststeueranpassungsgesetz aus. Das elektronische „Opt-Out“-System wird dann auf die überwiegende Mehrheit der Verwaltungsakte deutscher Finanzbehörden ausgeweitet.

Steuerabteilungen sollten die aktuellen Änderungen daher als Praxis-Test für ihre digitale Bereitschaft nutzen. Robuste Protokolle für das Abrufen, Speichern und Verarbeiten elektronischer Bescheide jetzt zu etablieren, ist entscheidend für die umfassende Digitalisierung der deutschen Steuerverwaltung, die in zwölf Monaten ansteht.

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