BZSt führt digitalen Beleg-Upload für Vorsteuer-Vergütung ein

Ab sofort müssen ausländische Firmen Rechnungen digital beim Finanzamt einreichen. Die Neuregelung gilt für alle Anträge auf deutsche Umsatzsteuer-Erstattung, die seit dem 1. Januar 2026 gestellt werden. Betroffen sind Unternehmen aus Drittstaaten, die in Deutschland keine steuerpflichtigen Umsätze erzielen. Sie müssen sich auf die kommende Antragsfrist am 30. Juni 2026 vorbereiten.

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hat das Verfahren modernisiert. Ziel ist eine schnellere Bearbeitung und weniger administrativer Aufwand. Die Umstellung ist ein weiterer Schritt zur vollständigen Digitalisierung der deutschen Steuerverwaltung. Für Unternehmen bedeutet sie aber auch neue Anforderungen an ihre interne Dokumentenverwaltung.

Der Kern der Neuerung: Rechnungen und Einfuhrbelege müssen digital hochgeladen werden. Dies gilt, wenn ihr Gesamtbetrag in einem Antrag 250 Euro übersteigt. Der Upload erfolgt über das Portal BZStOnline (BOP). Die bisherige Praxis, Originalbelege per Post zu versenden, entfällt.

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Die elektronische Antragstellung über BOP war bereits Pflicht. Neu ist die Verpflichtung, auch die Belege digital nachzureichen. Das soll den Prozess sicherer machen. Der Verlust von Dokumenten auf dem Postweg ist ausgeschlossen. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass sie Belege in ausreichender Qualität scannen und hochladen können.

Hintergrund: So funktioniert die Vorsteuer-Vergütung

Das Verfahren ermöglicht es ausländischen Unternehmen, deutsche Umsatzsteuer erstattet zu bekommen. Voraussetzung ist, dass sie im Inland keine umsatzsteuerpflichtigen Umsätze tätigen. Typische Fälle sind Kosten für Messebesuche, Hotelrechnungen oder Firmeneinkäufe in Deutschland.

Eine Grundvoraussetzung ist das Prinzip der Gegenseitigkeit. Eine Erstattung gibt es nur für Unternehmer aus Staaten, die deutschen Firmen ebenfalls die Vorsteuer erstatten oder keine Umsatzsteuer erheben. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht hierzu regelmäßig Listen. Seit dem Brexit gilt Großbritannien als Drittland, für Nordirland gelten im Warenverkehr Sonderregeln.

Wichtige Fristen und Mindestbeträge im Blick behalten

Die zentrale Deadline für Antragsteller ist der 30. Juni des Folgejahres. Für Umsatzsteuer aus 2025 bedeutet das: Anträge müssen bis zum 30. Juni 2026 vollständig beim BZSt eingegangen sein. Es handelt sich um eine gesetzliche Ausschlussfrist, die nicht verlängert werden kann.

Zudem gelten Mindestbeträge für die Erstattungssumme:
* Für einen Antrag über ein ganzes Kalenderjahr (oder den letzten Zeitraum eines Jahres): mindestens 500 Euro.
* Für kürzere Zeiträume von mindestens drei Monaten: mindestens 1.000 Euro.

Nur wenn diese Schwellenwerte erreicht werden, nimmt das BZSt den Antrag in Bearbeitung.

Digitalisierung schreitet voran – Vorteile und Herausforderungen

Die Neuregelung gleicht das Verfahren für Drittstaaten an den Standard für EU-Unternehmen an. Für Firmen aus EU-Mitgliedstaaten ist die vollständig elektronische Abwicklung schon länger Pflicht.

Experten sehen klare Vorteile: mehr Transparenz, schnellere Bearbeitung und geringere Kosten für internationalen Postversand. Die Herausforderung liegt vor allem bei kleineren Unternehmen aus Drittstaaten. Sie müssen möglicherweise erst ihre IT-Infrastruktur anpassen und sich in das BZSt-Portal einarbeiten. Diese anfängliche Hürde dürfte sich langfristig jedoch auszahlen.

Jetzt handeln: Vorbereitung auf die Juni-Frist ist entscheidend

Unternehmen, die 2025 Vorsteuer in Deutschland geltend machen wollen, sollten jetzt aktiv werden. Der Registrierungsprozess im BZStOnline-Portal kann Zeit beanspruchen. Interne Abläufe zur Digitalisierung von Belegen müssen etabliert und getestet werden.

Die Antragsfrist am 30. Juni 2026 wird zur ersten Bewährungsprobe für das verschärfte Digitalverfahren. Eine fristgerechte und formal korrekte Einreichung ist entscheidend für den Erfolg. Erwartet wird, dass die Finanzverwaltung ihre Online-Dienste weiter ausbaut, um die Abläufe global noch einfacher zu gestalten.

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