BZSt erweitert Lohnsteuerprüfung um digitale Fahrtenbücher

Das Bundeszentralamt für Steuern setzt einen neuen Meilenstein bei der Digitalisierung von Betriebsprüfungen. Mit der am Freitag veröffentlichten Version 2026.1 der Digitalen LohnSchnittstelle (DLS) können Prüfer künftig auch Fahrtenbücher elektronisch auslesen – eine Premiere, die Arbeitgeber und Software-Anbieter gleichermaßen unter Zugzwang setzt.

Die am 21. November 2025 publizierte Spezifikation führt erstmals die Datengruppe „Fahrtenbuch” ein. Was zunächst wie eine technische Feinheit klingt, markiert tatsächlich einen Paradigmenwechsel: Die Finanzverwaltung verzahnt die Prüfung von Lohndaten mit der Kontrolle des Dienstwagen-Nutzungsverhaltens. Für Unternehmen bedeutet das: Excel-Listen und PDF-Sammlungen haben ausgedient.

Wer kennt das nicht? Bei Lohnsteuerprüfungen wurden Fahrtenbücher bisher separat vorgelegt – mal als ausgedrucktes Heft, mal als bunter Mix aus verschiedenen Softwareformaten. Prüfer mussten mühsam Plausibilitätsprüfungen durchführen, während Unternehmen hofften, dass ihre Aufzeichnungen akzeptiert würden.

Mit DLS 2026.1 ist Schluss mit diesem Flickenteppich. Die neue Datengruppe definiert exakte Anforderungen an digitale Fahrtenbücher: Datum, Start- und Zieladresse, Kilometerstand, Fahrtzweck – alles in standardisierten Feldern. Das BZSt formuliert es unmissverständlich: Die Erweiterung umfasst „Daten aus einem dem Lohnkonto vorgelagerten System”. Anders gesagt: Die Behörde greift nun tiefer in die IT-Landschaft der Unternehmen hinein.

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Der technische Clou liegt in der Verknüpfung. Künftig können Prüfer automatisiert abgleichen, ob die im Fahrtenbuch dokumentierten Dienstreisen mit den Reisekostenabrechnungen aus der Lohnbuchhaltung übereinstimmen. Widersprüche fallen sofort auf – manuelle Verschleierungsversuche werden damit praktisch unmöglich.

Softwareanbieter unter Zeitdruck

Für die deutschen Marktführer wie DATEV und SAP beginnt jetzt ein Wettlauf gegen die Zeit. Ihre Lohnabrechnungssysteme müssen bis zum Jahreswechsel Schnittstellen zu Drittanbieter-Fahrtenbuch-Apps aufbauen. „Die Trennung zwischen Flottenmanagement und Payroll-Software verschwindet”, konstatiert Branchenanalyst Markus Weber.

Besonders brisant: Spezialisierte Fahrtenbuch-Anbieter müssen sich als Teil der steuerlichen Berichtskette begreifen. Apps, die bisher einfach nur Kilometer zählten, werden zu steuerrelevanten Datenlieferanten. Das erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch neue Dokumentationspflichten und möglicherweise Haftungsfragen.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Die Botschaft des BZSt ist eindeutig: Ab dem Steuerjahr 2026 erwarten Prüfer DLS-konforme Fahrtenbuchdaten. Unternehmen, die auf nicht-zertifizierte Tools oder gar manuelle Aufzeichnungen setzen, gehen ein erhebliches Risiko ein. Wird ein Fahrtenbuch wegen formaler Mängel verworfen, greift automatisch die teurere Ein-Prozent-Regel – rückwirkend.

Konkret sollten Flottenverantwortliche jetzt bei ihren Softwareanbietern nachfragen: Ist unser System DLS-2026.1-ready? Können die Daten im geforderten Format exportiert werden? Gibt es eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?

Besonders kritisch wird es für mittelständische Betriebe, die bisher mit Eigenentwicklungen oder regionalen Anbietern arbeiten. Diese verfügen oft nicht über die Ressourcen für schnelle Schnittstellenanpassungen.

Der große Kontext: Total digitale Prüfung

Die Fahrtenbuch-Integration ist kein isolierter Schritt. Sie fügt sich in die „Konsens”-Strategie der Finanzverwaltung ein, die auf durchgängige Automatisierung setzt. Seit der verpflichtenden Einführung 2018 hat die DLS die Prüfzeiten drastisch verkürzt – und die Fehlerquote der Betriebe erhöht.

Die Version 2025.1 hatte sich noch auf Lohnkontendaten und die steuerliche Behandlung mehrjähriger Vergütungen beschränkt. Der Sprung zu vorgelagerten Systemen in Version 2026.1 deutet auf eine Ausweitung an: Als nächstes könnten Zeiterfassungssysteme, Kantinenabrechnungen oder Benefit-Plattformen folgen.

Fahrplan für die kommenden Monate

Q1–Q2 2026: Die großen Softwarehäuser spielen Updates aus. Unternehmen sollten diese zügig einspielen und ihre internen Prozesse anpassen.

1. Januar 2026: Ab diesem Stichtag gilt die neue Spezifikation für alle neu generierten Daten. Zwar greift die konkrete Prüfung erst Jahre später, doch die Aufzeichnungspflicht beginnt sofort.

Ab 2027/2028: Die ersten Lohnsteuerprüfungen für das Jahr 2026 starten. Wer dann kein DLS-konformes Fahrtenbuch vorlegt, hat schlechte Karten.

Die Ära der Papierberge bei Betriebsprüfungen geht unwiderruflich zu Ende. An ihre Stelle tritt die gnadenlose Präzision XML-basierter Datensätze. Für Unternehmen heißt das: Die nächsten Wochen entscheiden, ob sie 2026 entspannt in die Prüfung gehen – oder ob teure Nachzahlungen drohen.

Hinweis: Dieser Artikel informiert über aktuelle Entwicklungen und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Unternehmen sollten ihre spezifischen Anforderungen mit ihren Steuerberatern klären.

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