Bürokratieabbau: Digitalisierung der Prüfunterlagen startet in Begutachtung

Ein neues Gesetzespaket soll die digitale Ablage von Prüfunterlagen verbindlich machen und zugleich die Rolle der Betriebsräte klären. Die Begutachtung startete am Montag, 29. Dezember 2025.

Kernstück: Ende des Papierkriegs bei Betriebsprüfungen

Die Wirtschaft drängt seit Jahren darauf, jetzt kommt Bewegung: Ein umfassendes Bürokratieabbau-Paket sieht vor, dass Gehaltsabrechnungen, Stundenzettel und Sozialmeldungen bei Betriebsprüfungen nicht mehr physisch vorgelegt werden müssen. Stattdessen sollen die Daten über sichere digitale Schnittstellen wie das Interne Markt-Informationssystem (IMI) bereitgestellt werden. Das Ziel ist klar: weniger Aufwand für Lagerung und manuelle Bearbeitung, mehr Effizienz im internationalen Wettbewerb.

„Unternehmen brauchen schnell umsetzbare, digitale und verlässliche Prozesse“, betonte die Federation of Austrian Industries (IV) zum Start der Begutachtung. Der bisherige Zwang zu analogen Belegen galt als großer Bremsklotz.

Die Gretchenfrage: Wie viel Mitbestimmung ist nötig?

Doch die Digitalisierung sensibler Mitarbeiterdaten weckt zentrale Fragen zur Mitbestimmung. Die Verarbeitung von Leistungs- und Anwesenheitsdaten fällt unter das Mitbestimmungsrecht der Betriebsräte, etwa nach § 87 des deutschen Betriebsverfassungsgesetzes.

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Der Gesetzesentwurf versucht einen Spagat. Die Pflicht zur Digitalisierung selbst soll nicht verhandelbar sein. Die Wahl und Konfiguration der dafür verwendeten Software hingegen sehr wohl. Der Grund: Es muss verhindert werden, dass digitale Archive für eine verdeckte Leistungskontrolle missbraucht werden, die über die reine Prüfung hinausgeht. Die klare rechtliche Einordnung soll Blockaden der Modernisierung vermeiden, gleichzeitig aber den Datenschutz der Beschäftigten wahren.

Wirtschaft begrüßt Tempo, warnt vor Umsetzung

Die Reaktionen aus der Wirtschaft sind verhalten positiv. Der Bayerische Industrieverband (vbw) forderte parallel einen „entschlossenen Bürokratieabbau“ in ganz Europa. Die nächsten sechs Monate seien entscheidend für den Standort. Auch aus Thüringen kam Rückenwind: Eine CDU-Umfrage ergab, dass fast 80 Prozent der Bürger Bürokratieabbau als Top-Priorität sehen.

Arbeitsrechtsexperten mahnen jedoch zur Eile bei der Anpassung. Viele bestehende Betriebsvereinbarungen zum Personaldaten-Schutz stammen aus der Papier-Ära. Sie decken die automatisierte Übermittlung an externe Prüfer oft nicht ab und müssen dringend aktualisiert werden.

Nächster Schritt nach dem Bürokratieentlastungsgesetz

Das neue Paket baut auf früheren Reformen wie dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Deutschland auf. Bisher zwangen die strengen Aufbewahrungsvorschriften viele Unternehmen zu hybriden Systemen: digital im Alltag, aber mit Papierbackup für den Prüfer. Diese Lücke soll jetzt geschlossen werden. Die expliziten Mitbestimmungsregeln sind eine direkte Antwort auf frühere Rechtsunsicherheiten.

Die Begutachtung läuft mehrere Wochen. Sollte der Prozess planmäßig verlaufen, könnten die neuen Regeln zur digitalen Prüfunterlage Mitte 2026 in Kraft treten. Für Personal- und IT-Abteilungen beginnt damit eine Phase der Vorbereitung – im engen Schulterschluss mit dem Betriebsrat.

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