Buchführungspflicht: Neue Grenzen und kürzere Aufbewahrungsfristen gelten

Für deutsche Unternehmen steht zum Jahreswechsel 2025/26 eine wichtige administrative Weichenstellung an. Mit dem Abschluss des Geschäftsjahres 2025 müssen Firmen prüfen, ob sie die neuen Schwellenwerte für die verpflichtende doppelte Buchführung überschritten haben. Gleichzeitig treten verkürzte Aufbewahrungsfristen für Belege in Kraft – eine Regelung mit Tücken.

Höhere Grenzwerte entlasten Mittelstand

Die durch das Wachstumschancengesetz angehobenen Schwellenwerte sind für 2025 voll wirksam. Sie bestimmen, welche Gewerbetreibende und Landwirte zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind, anstatt die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen zu können.

Die Entlastung ist spürbar:
* Der Umsatzgrenzwert stieg von 600.000 auf 800.000 Euro pro Kalenderjahr.
* Der Gewinngrenzwert erhöhte sich von 60.000 auf 80.000 Euro.

Doch Vorsicht: Das Überschreiten dieser Grenzen 2025 führt nicht automatisch zur Pflicht ab 2026. Erst nach einer förmlichen Anordnung durch das Finanzamt gemäß § 141 Abs. 2 Abgabenordnung (AO) beginnt die Verpflichtung. In der Praxis bedeutet das: Zeigt der Jahresabschluss 2025 Werte oberhalb der Grenzen, ergeht die Anordnung 2026. Die Buchführungspflicht startet dann meist erst zum 1. Januar 2027. Das gibt Betrieben Zeit, ihre Systeme umzustellen und Steuerberater zu konsultieren.

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Aufbewahrung: Acht Jahre für Belege, zehn für Bücher

Eine wesentliche Neuerung zum 1. Januar 2025 brachte das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV). Es verkürzt die Aufbewahrungsfrist für bestimmte Unterlagen – doch die Regelung ist zweigeteilt und erfordert Sorgfalt.

• Acht Jahre (neu): Für Buchungsbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und andere primäre Belege.
• Zehn Jahre (unverändert): Für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Handelsbücher und Inventare.

Diese Unterscheidung ist kritisch. Ein Unternehmen darf zwar Rechnungen aus 2017 nach der neuen Acht-Jahres-Frist vernichten, das Hauptbuch oder der Jahresabschluss desselben Jahres müssen aber bis 2027 aufbewahrt werden. Steuerexperten warnen vor „Hybrid“-Dokumenten, die sowohl Beleg als auch Buchungsnachweis sind. Deren fälschliche Vernichtung kann bei einer Steuerprüfung erhebliche Probleme bereiten.

Auch Umsatzsteuer: Höhere Grenze für Quartalsmeldung

Die Entlastung betrifft nicht nur die Bilanzierung. Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026 gilt eine angehobene Grenze. Liegt die gesamte Umsatzsteuerzahlung des Vorjahres (2025) unter 9.000 Euro (bisher 7.500 Euro), dürfen Unternehmen die Voranmeldung vierteljährlich statt monatlich abgeben. Diese Änderung soll kleinen und mittleren Unternehmen Liquidität verschaffen und Büroaufwand reduzieren. Betroffene Firmen sollten ihren Gesamtbetrag der Umsatzsteuer für 2025 umgehend prüfen und bei Unterschreitung der Grenze ihren Meldezyklus für 2026 klären.

Experten: Entlastung ja, aber mehr Komplexität

Steuerberater bewerten die Anhebung der Grenzwerte als längst überfällige Anpassung an die Realität. Sie verhindert, dass Betriebe allein durch Inflation in die komplexere Buchführungspflicht rutschen.

Die geteilten Aufbewahrungsfristen des BEG IV sehen dagegen durchwachsen aus. Zwar schafft die kürzere Frist für Belege physisch und digital Platz. Die parallelen Fristen stellen jedoch digitale Archivierungssysteme vor Herausforderungen. Die Software muss in der Lage sein, Dokumententypen sicher zu unterscheiden, um eine vorzeitige Löschung zehnjähriger oder unnötige Aufbewahrung achtjähriger Unterlagen zu verhindern.

Ausblick: Digitalisierung rückt in den Fokus

Der Blick richtet sich bereits auf 2026 und die verpflichtende Einführung der B2B-E-Rechnung. Während die neuen Buchführungsgrenzen entlasten, werden die technischen Anforderungen an die Verarbeitung normgerechter E-Rechnungen strenger. Die aktuellen Änderungen sind Teil eines größeren Übergangs. Da die Finanzverwaltung auf Echtzeitdaten zugesteuert, wird die Qualität digitaler Aufzeichnungen künftig wichtiger sein als die Menge gelagerten Papiers.

Für Unternehmen heißt es jetzt handeln:
1. Jahreszahlen 2025 feststellen: Überschreitung der Grenzwerte prüfen.
2. Archive überprüfen: Buchungsbelege identifizieren, die nach der Acht-Jahres-Regel vernichtet werden dürfen – ohne zehnjährige Dokumente zu erfassen.
3. Post im Blick behalten: Auf formale Anordnung des Finanzamts achten, falls Grenzwerte überschritten wurden.

Die Modernisierung des Steuerrechts erfordert heute nicht nur das Verständnis neuer Grenzwerte, sondern auch die Beherrschung der digitalen Systeme, die sie erfassen.

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