BMF erleichtert Lohnsteuer für internationale Entsendungen

Das Bundesfinanzministerium führt eine standardisierte Arbeitgeberbescheinigung mit vereinfachter Indizwirkung ein. Sie soll die Prüfung des „wirtschaftlichen Arbeitgebers“ bei Auslandsentsendungen deutlich vereinfachen und für mehr Rechtssicherheit sorgen.

Ein neuer Standard für den Nachweis

Kern der Neuerung ist die verbindliche „vereinfachte Indizwirkung“ einer neuen, standardisierten Bescheinigung. Das BMF hat seinen Schreiben-Entwurf vom 12. Dezember 2023 entsprechend angepasst und eine neue Anlage für Arbeitgeber geschaffen. Bestätigt ein inländischer Arbeitgeber darauf, dass 100 Prozent der Lohn- und Sachkosten eines entsendeten Mitarbeiters nach dem Fremdvergleichsgrundsatz an eine ausländische Gastgesellschaft weiterberechnet wurden, gilt nun eine widerlegbare Vermutung. Die Finanzverwaltung geht zunächst davon aus, dass die Bescheinigung korrekt ist und die Tätigkeit im wirtschaftlichen Interesse der kostentragenden Gesellschaft erfolgte.

Für Personalabteilungen ist diese Umkehr der Beweislast ein entscheidender Fortschritt. Bislang mussten Unternehmen in aufwändigen Prüfungen detailliert das „wirtschaftliche Interesse“ hinter jeder Entsendung belegen. Die neue Bescheinigung bildet nun die Ausgangsbasis: Sie gilt als prima-facie-Beweis, den das Finanzamt aktiv widerlegen muss.

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Vereinfachung für den „wirtschaftlichen Arbeitgeber“

Die Bestimmung des wirtschaftlichen Arbeitgebers ist zentral für die Steuerhoheit nach Artikel 15 des OECD-Musterabkommens. Deutsche Finanzämter prüften bisher streng, ob eine Gastgesellschaft in Deutschland als Arbeitgeber einzustufen ist – selbst bei Kurzzeitentsendungen unter 183 Tagen.

Die aktualisierte Verwaltungsanweisung integriert die neue Indizwirkung nun in diesen Prüfprozess:
* Straffere Prüfung: Liegt die standardisierte Bescheinigung über eine Vollkosten-Weiterberechnung vor, verzichtet das Finanzamt in der Regel auf die detaillierte „Interessenprüfung“.
* Interessen-Vermutung: Es wird angenommen, dass die Arbeit dem wirtschaftlichen Vorteil der kostentragenden Gesellschaft dient.
* Gemischte Fälle: Bei nicht vollständiger Weiterberechnung dient die Bescheinigung dennoch als Nachweis für geteilte Interessen, was zu einer Aufteilung der Besteuerungsrechte führen kann.

Diese Vereinfachung beantwortet eine langjährige Forderung der Praxis: Der bürokratische Aufwand für den Interessennachweis stand oft in keinem Verhältnis zum steuerlichen Ergebnis.

Praktische Folgen für die globale Mobilität

Für Unternehmen mit internationalen Mitarbeitern bedeutet die Neuregelung sofortigen Handlungsbedarf. Die vereinfachte Indizwirkung gilt nur bei Verwendung des exakten Standardformulars aus der BMF-Anlage.

Das müssen Arbeitgeber jetzt beachten:
* Dokumentation ist entscheidend: Nur das neue Formular löst die Indizwirkung aus. Informelle Bestätigungen reichen nicht mehr aus.
* Fremdvergleich beachten: Die Bescheinigung verlangt die Bestätigung einer Weiterberechnung „nach dem Fremdvergleichsgrundsatz“. Das verknüpft die Lohnsteuer-Compliance direkt mit der Verrechnungspreispolitik und erfordert eine engere Abstimmung zwischen Personalwesen und Steuerabteilung.
* Bessere Prüfungsposition: Die widerlegbare Vermutung stärkt die Verteidigungsposition des Unternehmens bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung erheblich.

Experten weisen jedoch darauf hin, dass die Vereinfachung im Tagesgeschäft die Bedeutung korrekter interner Verrechnungspreisdokumentation erhöht. Eine später als falsch erwiesene Bescheinigung könnte als schwerwiegender Compliance-Fehler gewertet werden.

Hintergrund und Ausblick

Die Neuregelung folgt auf eine Reihe von Grundsatzurteilen des Bundesfinanzhofs (BFH), die bereits auf den hohen Beweiswert von Arbeitgeberdokumenten hingewiesen hatten. Das BMF reagiert damit auf richterliche Trends und Forderungen der Wirtschaft nach Bürokratieabbau.

Das aktualisierte BMF-Schreiben gilt grundsätzlich für alle offenen Fälle. Für die Vereinfachung bei der Prüfung des wirtschaftlichen Arbeitgebers wird eine sofortige Anwendung auf die Veranlagung 2025 und laufende Lohnsteuerverfahren erwartet. Die ersten Monate 2026 werden eine Einarbeitungsphase für die Finanzämter bedeuten. Unternehmen sollten die neuen Vorlagen jedoch umgehend in ihre Global-Mobility-Prozesse integrieren, idealerweise vor dem nächsten Lohnabrechnungszyklus.

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