BMF bestätigt: Reine XML-Dateien reichen für die E-Rechnung

Die digitale Archivierung wird einfacher: Das Bundesfinanzministerium hat kurz vor Jahresende klargestellt, dass für strukturierte E-Rechnungen die Speicherung der XML-Daten ausreicht. Die umständliche Pflicht zur PDF-Erstellung entfällt damit für rein digitale Geschäftsvorfälle.

Gerade rechtzeitig zum ersten Jahresabschluss unter der E-Rechnungspflicht kommt die Erleichterung für deutsche Buchhaltungsabteilungen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inlandsgeschäft strukturierte elektronische Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können. Nun hat das BMF in mehreren Updates bis Ende Dezember 2025 bestätigt: Für die GoBD-konforme Archivierung reicht die XML-Datei.

Die zuletzt am 23. Dezember aktualisierten FAQ des Ministeriums machen deutlich, dass die visuelle Darstellung einer Rechnung den strukturierten Daten untergeordnet ist. Unternehmen, die mit hybriden Archivierungssystemen kämpften, atmen auf: Sie müssen für eine reine XRechnung kein PDF mehr generieren oder speichern, solange die XML-Daten vollständig erhalten bleiben.

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XML wird zum rechtlich bindenden Original

Der Kern der Neuerung liegt in der aktualisierten GoBD, die im Juli 2025 überarbeitet und in den Folgemonaten präzisiert wurde. Die jüngste Auslegung besagt: Der strukturierte Datensatz (XML) ist das für steuerliche Zwecke rechtlich bindende Original.

„Die visuelle Darstellung ist lediglich eine Lesehilfe für Menschen”, erklären Branchenexperten. „Für das Finanzamt und die digitale Prüfung zählt die unveränderte XML-Struktur.” Diese Interpretation ermöglicht es Unternehmen, ihre Speichersysteme zu straffen. Sie müssen nicht länger von jedem eingehenden XML-Datensatz eine PDF-Kopie erstellen und ablegen – vorausgesetzt, der visuellen Ebene wurden keine zusätzlichen Informationen wie handschriftliche Notizen hinzugefügt.

Klarstellungen für Kleinunternehmer und Sicherheitswarnung

Die Regularien entwickelten sich bis in die letzten Wochen des Jahres weiter. Am 9. Dezember erläuterte das BMF in einem Schreiben die Pflichten für Kleinunternehmer. Während die Empfangspflicht für alle Unternehmen gilt, müssen kleine Betriebe E-Rechnungen erst ab 2027 oder 2028 selbst ausstellen.

Gleichzeitig warnt der Software-Anbieter DATEV vor einer Welle von Phishing-Angriffen. Kriminelle verschicken betrügerische E-Mails, die sich als legitime E-Rechnungen tarnen. Sicherheitsexperten raten Buchhaltungsteams, Absenderadressen genau zu prüfen und auf Validierungstools in ihrer Buchhaltungssoftware zu vertrauen. E-Mails mit Aufforderungen zur manuellen „Verifizierung” sollten misstrauisch stimmen.

Der Weg bis 2028

Mit dem Jahresende 2025 ist die reine Empfangspflicht für E-Rechnungen etabliert. Der nächste große Meilenstein steht 2027 an: Dann müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen auch im B2B-Verkehr ausstellen. Kleinere Unternehmen folgen 2028.

Die aktuelle Priorität für deutsche Unternehmen ist der saubere Jahresabschluss 2025. Mit der Bestätigung, dass die XML-Archivierung ausreicht, können sie ihre digitalen Prüfungen nun mit mehr Sicherheit angehen – und sich von der Last „papiergleicher” PDF-Speicherung zugunsten datenzentrierter Compliance verabschieden.

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