Bitkom-Studie warnt: Bürokratie kostet Bürger zwei Stunden pro Behördengang

Eine neue Studie des Digitalverbands Bitkom offenbart den enormen Effizienzverlust durch veraltete Prozesse. Für Büro- und Personalverantwortliche wird Agilität 2026 zur Überlebensfrage.

Während fortschrittliche Unternehmen bereits KI und agile Methoden nutzen, um ihre Teams effizienter zu machen, zeigt eine aktuelle Bitkom-Studie ein düsteres Bild der Gesamtwirtschaft. Administrative Ineffizienzen bremsen den Standort Deutschland aus. Die Daten, veröffentlicht am 29. Dezember 2025, liefern Office- und HR-Managern eine klare Handlungsmaxime für das neue Jahr: Wer nicht agil wird, bleibt auf der Strecke.

Die Zahlen des Digitalverbands Bitkom sind alarmierend. Ein durchschnittlicher Behördengang kostet Bürgerinnen und Bürger in Deutschland satte zwei Stunden und fünf Minuten. Noch problematischer: 58 Prozent der Befragten berichten von Schwierigkeiten, überhaupt einen Termin zu erhalten.

„Digitale Kontakte müssen zum Standard werden, um Zeit zu sparen und Effizienz zu steigern“, fordert Bitkom-Präsident Dr. Ralf Wintergerst. Für Office-Manager in Unternehmen ist dies ein direkter Weckruf. Wenn interne Prozesse – von der Raumbuchung über Urlaubsanträge bis zum IT-Support – ähnlich träge ablaufen wie in Ämtern, bricht die Teamproduktivität ein.

Passend zum Thema KI‑Regulierung: Die EU‑KI‑Verordnung bringt bereits heute konkrete Pflichten für Kennzeichnung, Risikobewertung und Dokumentation mit sich – und viele Firmen sind darauf nicht vorbereitet. Besonders angesichts der aktuellen Diskussionen um eine nationale Aufsichtsbehörde ist Klarheit gefragt. Ein kostenfreier Umsetzungsleitfaden erklärt verständlich, welche Anforderungen für interne KI‑Tools gelten und wie Sie Compliance‑Risiken schnell reduzieren. Kostenlosen KI‑Umsetzungsleitfaden herunterladen

Die Verzögerungen bei der Umsetzung des „Onlinezugangsgesetzes“ (OZG) zeigen ein bekanntes Muster auf: ambitionierte Digitalisierungsziele scheitern an der mangelhaft agilen Ausführung. Erfolgreiches Office-Management wird 2026 daran gemessen werden, „interne Wartezeiten“ auf null zu reduzieren.

KI-Implementierung: Vom Weihnachts-Experiment zum Business-Tool

Agilität ist untrennbar mit Künstlicher Intelligenz verbunden. Doch der Weg dorthin ist steinig. Ein Bericht von Haufe vom 29. Dezember macht auf eine kritische Lücke aufmerksam: Deutschland hat bis Ende 2025 keine nationale Aufsichtsbehörde für den EU-KI-Gesetz benannt, obwohl die Frist im August ablief.

Doch abwarten ist für Unternehmen keine Option. Die Belegschaft ist oft weiter als die Regulierung. Eine Bitkom-Umfrage vom 23. Dezember zeigte, dass 21 Prozent der Deutschen planten, KI für Weihnachtslieder oder -texte zu nutzen. Diese selbstverständliche Alltagsnutzung gilt es jetzt in strukturierte Team-Effizienz zu kanalisieren.

Die heimliche Nutzung von KI-Tools durch Mitarbeiter („Shadow IT“) ist ein Symptom dafür, dass agile Denkweisen auf starre Unternehmensstrukturen treffen. Office-Management muss vom „Gatekeeper“ zum „Enabler“ werden. Es geht darum, genehmigte, sichere KI-Werkzeuge bereitzustellen, die Routineaufgaben automatisieren und so Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten freisetzen.

Agile Transition: Wenn Mitarbeiter gehen, darf Wissen nicht mitgehen

Wahre Agilität beweist sich in der Veränderung. Neue HR-Leitlinien betonen, dass der Abgang langjähriger Mitarbeiter („Offboarding“) eine kritische Schwachstelle für die Team-Effizienz ist.

In einem agilen Umfeld wird der Vorgesetzte zum „Transition-Piloten“. Das traditionelle Offboarding als administrative Checkliste (Laptop zurück, Formulare unterschreiben) ist überholt. Stattdessen muss es als Wissens-Transfer-Sprint behandelt werden. Geht das Wissen mit dem Mitarbeiter, bricht die Produktivität des restlichen Teams ein.

Die neue Expertensicht empfiehlt, „Stay Interviews“ und Transfer-Sprints in den Standard-Workflow zu integrieren. Wird der Austritt eines Mitarbeiters als strukturiertes Projekt behandelt, bleibt die institutionelle Erinnerung erhalten. So vermeiden Teams eine produktive „Trauerphase“.

Ausblick 2026: Agilität wird konkret

Der Druck auf Office-Management, messbare Effizienzgewinne zu liefern, wird im ersten Quartal 2026 weiter steigen.

1. Regulatorischer Nachholbedarf: Die Bundesregierung wird unter Druck geraten, die KI-Aufsichtsbehörde endlich zu benennen. Office-Manager sollten sich auf neue Compliance-Checklisten für interne KI-Tools einstellen.
2. Das „Digitale Büro“: Nach der vernichtenden Bitkom-Studie wird der Druck wachsen, die „letzte Meile“ administrativer Prozesse zu digitalisieren. Integrierte „Office-Betriebssysteme“ für Raumbuchung, Besuchermanagement und HR-Anfragen werden boomen.
3. Hybride Agilität: Die „Return-to-Office“-Debatte wird zur Frage nach dem „Purpose of Office“. Agilität bedeutet, Bürotage gezielt für Kollaboration zu designen und konzentriertes Arbeiten in den Remote-Alltag zu verlagern.

Die Botschaft der letzten Tage ist klar: Ineffizienz ist ein systemisches Risiko. Indem sie die vom Markt geforderte Agilität annehmen und die bürokratischen Fallstricke des öffentlichen Sektors vermeiden, können Office-Manager zu Architekten eines leistungsstarken Jahres 2026 werden.

PS: Die fehlende nationale Aufsicht ändert nichts an den Pflichten, die bereits für Ihr Unternehmen gelten – Übergangsfristen und Dokumentationsanforderungen laufen weiter. Viele Office‑Manager unterschätzen, wie konkret Kennzeichnungspflichten und Risikoklassen greifen können. Der kostenlose Leitfaden zur EU‑KI‑Verordnung fasst die wichtigsten Schritte, Fristen und eine praktische Checkliste zusammen, mit der Sie interne KI‑Tools rechtssicher einordnen. Jetzt kostenlosen KI‑Leitfaden sichern