Betriebsräte: Digitale Unterschrift wird zum Standard

Die Digitalisierung erfasst die Betriebsratsarbeit – und macht auch vor der rechtsverbindlichen Unterschrift nicht halt. Während Schleswig-Holstein für Personalräte neue Regeln schafft, setzen sich bundesweit elektronische Signaturen für Protokolle durch.

Schleswig-Holstein geht voran

Seit dem 16. Januar 2026 ist in Schleswig-Holstein ein neues Gesetz in Kraft. Es erlaubt Personalräten im öffentlichen Dienst, Sitzungen vollständig digital abzuhalten und zu dokumentieren. Dieser Vorstoß auf Landesebene wirft ein Schlaglicht auf eine Entwicklung, die Betriebsräte in ganz Deutschland bereits umtreibt: die Frage nach der rechtssicheren digitalen Unterschrift.

Denn hybride oder virtuelle Sitzungen sind längst Alltag. Bleibt die handschriftliche Unterschrift unter dem Protokoll da nicht ein anachronistisches Hindernis?

Das Gesetz verlangt Schriftform

Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ist hier eindeutig. Paragraph 34 schreibt vor: Jede Sitzung muss protokolliert werden. Die Niederschrift muss vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied unterschrieben werden. Diese Schriftform soll Authentizität und Integrität der Beschlüsse sicherstellen.

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Eine eingescannte Unterschrift oder ein getippter Name in einer E-Mail reichen dafür jedoch nicht aus. Sie bieten nicht die notwendige rechtliche Sicherheit. Welche digitale Alternative ist also zulässig?

Die Lösung heißt QES

Die Antwort liegt in der qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Sie ist im Bürgerlichen Gesetzbuch und durch die europäische eIDAS-Verordnung der handschriftlichen Unterschrift rechtlich vollkommen gleichgestellt.

Anders als einfache elektronische Signaturen basiert die QES auf einem qualifizierten Zertifikat eines staatlich anerkannten Anbieters. Sie identifiziert den Unterzeichner eindeutig und macht das Dokument nachträglich unveränderbar. Für Betriebsvereinbarungen und Einigungsstellensprüche ist ihre Nutzung bereits gesetzlich verankert.

So funktioniert die digitale Unterschrift in der Praxis

Da das BetrVG die elektronische Form nicht ausschließt, kann die QES das Schriftformerfordernis für Protokolle erfüllen. Der Prozess ist medienbruchfrei:

Das fertige Protokoll – etwa als PDF – wird vom Vorsitzenden mit seiner persönlichen QES signiert. Anschließend erhält ein weiteres Betriebsratsmitglied das Dokument und bringt seine Signatur an. Technisch benötigt man dafür eine Signaturkarte mit Lesegerät oder ein Fernsignatur-Verfahren, beispielsweise über den Online-Ausweis.

Vorteile liegen auf der Hand – doch die Umstellung kostet

Die Vorteile der digitalen Signatur sind erheblich. Sie beschleunigt die Abläufe, besonders in Gremien mit verteilten Standorten oder im Homeoffice. Beschlüsse werden schneller rechtskräftig und können zügiger umgesetzt werden.

Doch die Umstellung ist eine Herausforderung. Der Arbeitgeber muss die Kosten für Hard- und Software sowie die Zertifikate tragen, da es sich um erforderliche Mittel für die Betriebsratsarbeit handelt. Zudem sind Schulungen der Mitglieder unerlässlich, um die Technik sicher anzuwenden.

Digitale Mitbestimmung ist die Zukunft

Die rechtlichen Grundlagen für die digitale Protokollierung sind geschaffen. Die praktische Umsetzung wird in den komm Jahren weiter Fahrt aufnehmen müssen. Die Diskussion um probeweise Online-Betriebsratswahlen 2026 zeigt: Der politische Wille zur Digitalisierung der Mitbestimmung ist da.

Für Betriebsräte wird der souveräne Umgang mit digitalen Signaturen und Tools damit zur Kernkompetenz einer modernen, handlungsfähigen Interessenvertretung. Die analoge Unterschrift im Protokollheft wird zunehmend zum Auslaufmodell.

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