Belgien schaltet auf digitale Rechnungen um

Ab heute müssen Unternehmen in Belgien ihre Rechnungen nur noch in einem maschinenlesbaren Format verschicken. Das Ende der Papier- und PDF-Rechnung ist ein Meilenstein für die Digitalisierung und soll Milliarden sparen.

Brüssel. Der Neujahrstag 2026 markiert eine Zeitenwende für die belgische Wirtschaft. Seit heute ist die strukturierte elektronische Rechnung für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) gesetzlich verpflichtend. Damit endet die Ära von Papier und einfachen PDFs im heimischen Handel – und beginnt eine neue Realität der digitalen Compliance.

Die lang geplante Umstellung folgt einem europäischen Trend und soll die Mehrwertsteuer-Lücke verkleinern. Für Tausende Betriebe bedeutet das nicht nur ein neues Jahr, sondern einen kompletten Neustart ihrer Buchhaltung.

Kern der Reform ist eine neue Definition der „elektronischen Rechnung“. Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei gilt ab sofort nicht mehr als konforme Rechnung. Stattdessen müssen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format austauschen. Diese können von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden, ohne manuelle Dateneingabe.

Als Standard ist das Peppol-Netzwerk mit dem Format Peppol BIS Billing 3.0 vorgeschrieben. Diese interoperable Lösung funktioniert wie ein Telefonnetz: Die Rechnung fließt direkt vom System des Lieferanten in das des Empfängers.

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Laut dem Föderalen Öffentlichen Dienst (FÖD) Finanzen verfolgt die Maßnahme zwei Ziele: Die administrative Last für Unternehmen soll drastisch sinken – mit Einsparungen in Milliardenhöhe bei den Bearbeitungskosten. Gleichzeitig will der Fiskus die Differenz zwischen erwarteter und tatsächlich eingenommener Mehrwertsteuer verringern.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Transaktionen, bei denen Lieferant und Kunde umsatzsteuerpflichtig und in Belgien ansässig sind. Die Rechnung einer Brüsseler Unternehmensberatung an eine Spedition in Antwerpen muss also ab heute digital und strukturiert sein.

Doch es gibt Ausnahmen:
* B2C-Verkäufe: Geschäfte mit Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
* Grenzüberschreitender Handel: Transaktionen mit ausländischen Unternehmen fallen zunächst nicht unter die nationale Regelung, könnten aber von der geplanten EU-weiten ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age) erfasst werden.
* Pleite-Unternehmen: Konkurs gegangene Firmen sind befreit.
* Umsatzsteuerbefreite Tätigkeiten: Betriebe, die ausschließlich nach Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzbuches von der Steuer befreit sind.

Analysten weisen darauf hin: Während der Lieferant die Pflicht zum Versand hat, ist der Kunde verpflichtet, die E-Rechnung empfangen zu können. Sie abzulehnen, ist für etablierte Geschäftskunden nicht mehr zulässig.

Schonfrist bis März – danach drohen hohe Strafen

Die Steuerbehörden gewähren eine Toleranzphase bis zum 31. März 2026. In diesen ersten drei Monaten des Jahres werden in der Regel keine Sanktionen verhängt, sofern Unternehmen nachweisen können, dass sie „angemessene und rechtzeitige Schritte“ zur Anpassung ihrer Systeme unternehmen.

Doch diese Nachsicht ist befristet. Ab dem 1. April 2026 wird durchgegriffen. Verstöße können zu hohen Geldbußen führen:
* 1.500 Euro bei der ersten Übertretung.
* 3.000 Euro bei der zweiten.
* 5.000 Euro für weitere Verstöße.

Die Konsequenzen gehen über Strafen hinaus. Das Recht auf Vorsteuerabzug ist nun an den Besitz einer konformen Rechnung geknüpft. Wer nach der Schonfrist eine nicht-konforme Papier- oder PDF-Rechnung akzeptiert, riskiert bei einer Steuerprüfung, dass der Abzug verweigert wird.

Steuerliche Förderung für den digitalen Sprung

Mit dem Schritt reiht sich Belgien in die Riege europäischer Digitalpioniere wie Italien und Polen ein. Der belgische Unternehmensverband betont, dass die anfänglichen Kosten für Software und Integration zwar real seien, die langfristigen Effizienzgewinne aber unbestritten.

Um den Übergang zu erleichtern, hat die Regierung Steueranreize für KMU geschaffen. Für die Veranlagungszeiträume 2024 bis 2027 können kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbstständige die Kosten für Abonnements konformer Rechnungssoftware mit 120 Prozent absetzen. Dies soll die Einstiegshürde für Betriebe senken, die nicht über die IT-Infrastruktur großer Konzerne verfügen.

Der nächste Schritt: Echtzeit-Reporting ab 2028

Die verpflichtende E-Rechnung ist nur Phase eins einer größeren Agenda. Der nächste Meilenstein ist die Einführung des E-Reportings, derzeit geplant für 2028.

Dann müssen Unternehmen Transaktionsdaten in Echtzeit an die Steuerbehörden melden. Belgien würde sich damit einem „Clearance“-Modell annähern, bei dem der Staat sofortigen Einblick in die Wirtschaftsaktivität hat. Dieses künftige System wird voraussichtlich auf die heute aktivierte Peppol-Infrastruktur zurückgreifen.

Unternehmenslenker sollten jetzt ihre Software- und Prozessfähigkeiten überprüfen. Die Uhr der Schonfrist tickt. Die Botschaft aus Brüssel ist klar: Die digitale Zukunft ist kein Vorschlag mehr – sie ist Gesetz.

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