BEG IV: Ein Jahr digitale Sicherheitsunterweisungen

Die Digitalisierung von Arbeitsschutznachweisen in deutschen Betrieben steht nach einem Jahr „Textform“ vor der nächsten Bewährungsprobe. Neue Gefahrstoff-Regeln und verschärfte Kontrollen fordern die Unternehmen heraus.

Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) die rein digitale Dokumentation von Sicherheitsunterweisungen. Damit endete die Ära der zwingenden Unterschrift auf Papier. Doch mit dem Jahreswechsel tritt die Praxis in eine neue Phase ein: Die aktualisierte Gefahrstoffverordnung und ein verschärfter Fokus der Aufsichtsbehörden auf Qualität statt Formalien stellen Unternehmen vor zusätzliche Anforderungen.

Die „Textform“-Revolution im Rückblick

Die Umstellung von der gesetzlichen Schriftform auf die Textform hat die betriebliche Praxis grundlegend verändert. E-Mails, Systemprotokolle oder digitale Bestätigungen in Lernmanagementsystemen (LMS) ersetzen seither die handschriftliche Unterschrift. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen haben ihre Papierarchive massiv reduziert.

Die Bilanz nach zwölf Monaten fällt gemischt aus. Der administrative Aufwand sank spürbar. Gleichzeitig blieben die inhaltlichen Anforderungen an die Unterweisungen unverändert hoch. Der digitale Klick muss nach wie vor beweisen, dass der Mitarbeiter die Instruktion nicht nur erhalten, sondern auch verstanden hat. Eine Herausforderung, die manche einfachen Systeme noch nicht vollständig meistern.

Viele Betriebe unterschätzen, wie detailliert Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungsnachweise seit der novellierten Gefahrstoffverordnung dokumentiert werden müssen. Aufsichtsbehörden verlangen inzwischen eindeutige Prüfpfade, Versionsangaben der Betriebsanweisungen und Angaben zur Trainingsdauer — ein simples Klick‑Log reicht oft nicht aus. Praxisnahe Vorlagen, Checklisten und Schritt‑für‑Schritt‑Leitfäden helfen, Unterweisungen rechtssicher zu dokumentieren und Kontrollen zu bestehen. Jetzt kostenlose GBU‑Vorlagen & Checklisten herunterladen

Neue Hürden durch die Gefahrstoffverordnung

Kurz vor Weihnachten, am 21. Dezember 2025, lief die Frist zur Umsetzung einer EU-Richtlinie in nationales Recht ab. Die novellierte Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) verschärft den Schutz vor Asbest und anderen krebserregenden Stoffen.

Für die digitale Dokumentation bedeutet das mehr Komplexität. Die Unterweisung im Umgang mit besonders gefährlichen Stoffen erfordert lückenlose Nachweise. Juristische Kommentare der letzten Tage betonen: Digitale Systeme müssen nun einen eindeutigen Prüfpfad bieten. Entscheidend sind Metadaten wie die exakte Version der eingesehenen Betriebsanweisung oder die Dauer des Trainings. Ein simpler Lesebestätigung reicht hier nicht mehr aus.

BMAS-Blick 2026: Qualität wird zum Fokus

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) bekräftigte in seiner gestrigen Jahresvorschau die digitale Linie. Es wird keine Rückkehr zum Papier geben. Stattdessen will das Ministerium die Digitalisierung weiter vorantreiben, um dem Fachkräftemangel zu begegnen.

Doch der Ton ändert sich. Nach dem technischen Übergang im Jahr 2025 werden die Gewerbeaufsichten 2026 stärker auf die Qualität der digitalen Nachweise achten. Eine E-Mail-Empfangsbestätigung könnte im Falle eines Arbeitsunfalls kaum noch als ausreichender Beweis gelten.

Experten raten Unternehmen deshalb, ihre Verifikationsmethoden zu verbessern. Einfaches „Durchscrollen und Anklicken“ gilt zunehmend als zu schwach. Als Best Practice für 2026 gelten integrierte Verständnistests (Quizzes), die das tatsächliche Wissen abfragen und einen wesentlich robusteren Nachweis darstellen.

Branche warnt vor zu viel Automatisierung

Die Wirtschaft begrüßt die bürokratische Entlastung, bleibt bei der Rechtssicherheit aber vorsichtig. Verbände der Sicherheitsfachkräfte (SiFa) betonen: „Digital“ heißt nicht „automatisch“.

In Fachkreisen herrscht Einigkeit, dass der persönliche Aspekt der Unterweisung nicht vollständig digitalisiert werden kann. Besonders bei komplexen Maschinen oder Gefahrstoffen bleibt eine hybride Vorgehensweise mit praktischer Einweisung vor Ort oft unverzichtbar. Die digitale Textform dokumentiert diesen Prozess lediglich – sie ersetzt ihn nicht.

Die zentrale Aufgabe für das erste Quartal 2026 lautet daher: Unternehmen müssen ihre digitalen Plattformen an die neue GefStoffV und die BMAS-Vorgaben anpassen. Der Sieg der Textform war erst der Anfang. Jetzt muss die digitale Bequemlichkeit unter Beweis stellen, dass sie nicht auf Kosten der Arbeitssicherheit geht.

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