BEG IV: Digitaler Durchbruch für Arbeitsschutz-Nachweise

Die Pflicht zur handschriftlichen Unterschrift bei vielen Sicherheitsunterweisungen fällt weg. Ab sofort reicht die digitale Textform – ein Meilenstein für die Bürokratieentlastung deutscher Unternehmen.

Ende der Papierflut im Compliance-Bereich

Deutschlands Arbeitswelt atmet auf: Die Ära des „Papier-Tigers“ bei Sicherheitsnachweisen geht zu Ende. Grund ist die vollständige Umsetzung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) zusammen mit aktuellen Anpassungen im Arbeitsschutzrecht. Die starre Schriftform-Pflicht für viele Unterweisungsnachweise wurde durch die flexible Textform ersetzt. Branchenverbände sprechen von einer „längst überfälligen Modernisierung“.

Der entscheidende Unterschied liegt im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Während die Schriftform (§ 126 BGB) eine eigenhändige Unterschrift oder qualifizierte elektronische Signatur (QES) verlangt, genügt für die Textform (§ 126b BGB) eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger. Dazu zählen E-Mails, PDF-Dateien oder Log-Einträge in Software-Systemen, sofern die zuweisende Person identifizierbar ist.

Arbeitgeber unterschätzen oft, wie lückenhafte Nachweise bei Unterweisungen bei Prüfungen auffliegen — eine bloße Bestätigungs-E‑Mail genügt nicht immer. Ein kostenloses E‑Book erklärt konkret, welche Angaben ein rechtssicherer Unterweisungsnachweis enthalten muss und liefert eine sofort einsetzbare, bearbeitbare Word‑Vorlage zur Dokumentation in Textform. Das Paket enthält zudem eine Praxis‑Checkliste und Hinweise zur Integration in digitale LMS‑Protokolle. Unterweisungsnachweis jetzt kostenlos herunterladen

Das Bundesjustizministerium betont: Das Ziel sei, unnötige bürokratische Hürden abzubauen – ohne Abstriche bei der Sicherheit der Beschäftigten. Der Gesetzgeber erkennt damit an, dass digitale Bestätigungen wie ein Klick auf „Bestätigen“ in einem E-Learning-Modul für viele Standard-Unterweisungen ausreichen.

Praxisfolgen: Digitale Protokolle ersetzen Aktenordner

Besonders relevant ist die Neuregelung für das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) und allgemeine Sicherheitsunterweisungen nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Arbeitgeber können nun nachweisen, dass Jugendliche oder reguläre Beschäftigte notwendige Sicherheitsinformationen erhalten haben – rein digital.

Damit sind moderne Learning Management Systems (LMS) und Compliance-Software rechtlich abgesichert, ohne aufwändige QES-Infrastrukturen. Bisher agierten viele Unternehmen in einer Grauzone oder führten parallele Papierakten. Jetzt gilt ein sicheres Systemprotokoll mit Zeitpunkt, Inhalt und Mitarbeiteridentität weithin als rechtssicher.

Ein Sprecher des Bundesverbands mittelständische Wirtschaft (BVMW) rechnet mit bis zu 30 Prozent weniger Administrationsaufwand. Automatische Erinnerungen und die Generierung von Textform-Nachweisen machen das mühsame Einholen physischer Unterschriften überflüssig – eine enorme Erleichterung besonders für Sicherheitsfachkräfte in Produktion und Logistik.

Gefahrstoffverordnung 2026: Strengere Regeln, einfachere Dokumentation

Die Liberalisierung der Formvorschriften fällt mit der verschärften Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) zusammen. Diese trat im Dezember 2024 in Kraft und wird 2026 erstmals vollständig angewendet. Während sie strengere Asbest-Regeln und ein neues „Ampelmodell“ zur Risikobewertung bringt, wurde der Verwaltungsaufwand im Einklang mit den BEG-IV-Zielen gestrafft.

Experten weisen auf eine wichtige Unterscheidung hin: Die Dokumentation (der Nachweis) darf nun oft in Textform erfolgen. Die Unterweisung selbst muss jedoch weiterhin wirksam und bei gefährlichen Tätigkeiten häufig mündlich erfolgen. Das Gesetz trennt zwischen der Durchführung der Unterweisung (die bei hohem Risiko persönlichen Kontakt erfordert) und ihrem Nachweis (der nun digital sein kann).

Sicherheitsberater warnen: Die erleichterten Formvorschriften senken nicht den inhaltlichen Standard. Die Unterweisung muss verständlich, rechtzeitig und betriebsspezifisch sein. Der Textform-Nachweis muss klar zeigen, was wann wem vermittelt wurde. Eine bloße E-Mail mit dem Text „Unterweisung erhalten“ bliebe bei Haftungsfragen wohl unzureichend.

Mehr Rechtssicherheit für Personalabteilungen

Für HR-Abteilungen schließt sich ein Kreis: Die Änderung harmonisiert mit dem Nachweisgesetz, das seit 2025 wesentliche Vertragsbedingungen in Textform zulässt. Damit entsteht ein einheitlicher digitaler Workflow für Verträge und Sicherheitsunterweisungen.

Führende Arbeitsrechtler sehen in der Textform ausreichenden Beweiswert für typische Compliance-Prüfungen. Im Streitfall muss der Arbeitgeber zwar weiterhin die Durchführung der Unterweisung belegen. Das formale Argument der Ungültigkeit wegen fehlender Unterschrift ist für diese Nachweise jedoch vom Tisch.

Unternehmen sollten dennoch branchespezifische Sonderregelungen prüfen. Besonders sensible Bereiche wie Strahlenschutz oder der Umgang mit biologischen Arbeitsstoffen können strengere Dokumentationspflichten behalten. Die generelle Richtung für 2026 lautet jedoch: Digital First.

Ausblick: Der Weg zur automatisierten Compliance

Die Akzeptanz der Textform ebnet den Weg für KI-gestütztes Sicherheitsmanagement. Ohne das Hindernis „nasser“ Unterschriften setzen Unternehmen zunehmend auf automatisierte Systeme. Diese können nicht nur personalisierte Sicherheitsinhalte ausspielen, sondern auch den Textform-Nachweis automatisch erstellen und archivieren.

Marktdaten deuten auf deutlich steigende Investitionen in EHS-Software (Environment, Health, and Safety) in Deutschland hin. Getrieben von den regulatorischen Erleichterungen, dürften bis Ende 2026 über 60 Prozent der mittelständischen Unternehmen ihre Unterweisungsdokumentation vollständig digitalisiert haben. Damit verlässt die deutsche Arbeitswelt endgültig die Ära der papierbasierten „Unterschriftenlisten“.

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