BAG-Urteil macht Papier-Lohnabrechnung zum Auslaufmodell

Das Bundesarbeitsgericht hat 2025 den Weg für die digitale Lohnabrechnung freigemacht. Eine neue Rechtssicherheit beendet die Ära des Papier-Gehaltszettels für Millionen Beschäftigte.

Vom Papier-Tiger zur digitalen Realität

Jahrzehntelang war der monatliche Papier-Gehaltszettel ein festes Ritual in deutschen Unternehmen. Doch ein Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 28. Januar 2025 hat diese Tradition beendet. Das Gericht entschied, dass Arbeitgeber ihre Pflichten erfüllen, wenn sie die Abrechnung in einem passwortgeschützten digitalen Portal bereitstellen. Die Information in Textform – das reicht aus. Ein Recht auf ein gedrucktes Stück Papier gibt es demnach nicht mehr, sofern eine zumutbare digitale Alternative existiert.

Der wegweisende Fall betraf eine Einzelhandelsangestellte, die den Wechsel ihres Arbeitgebers zu einem reinen Mitarbeiterportal anfocht. Während Vorinstanzen noch von einer Bringschuld des Arbeitgebers ausgingen, korrigierte das BAG diese Auffassung. Die Bereitstellung in einem sicheren digitalen Format genügt.

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Paradigmenwechsel: Von der Bring- zur Holschuld

Rechtsexperten sprechen von einem grundlegenden Wandel: Aus der Bringschuld wurde eine modifizierte Holschuld. Der Arbeitgeber muss die Information verfügbar machen – der Arbeitnehmer ist in der Pflicht, sie abzurufen. Diese moderne Auslegung passt zum Bürokratieentlastungsgesetz IV, das 2025 voll in Kraft trat. Es zielt darauf ab, Verwaltungsaufwand durch die Förderung der Textform zu reduzieren.

Die nun gewonnene Rechtssicherheit hat eine Digitalisierungswelle ausgelöst. Große Anbieter von HR-Software melden für das letzte Quartal 2025 einen Anstieg der Nutzung papierloser Systeme um über 30 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Die Angst vor rechtlichen Konsequenzen beim Abschied vom Postversand ist verflogen.

Millionen-Ersparnis und mehr Datenschutz

Die wirtschaftlichen Auswirkungen sind erheblich. Wirtschaftsverbände schätzen, dass deutschen Unternehmen durch den Wegfall von Druck und Porto 2025 hunderte Millionen Euro erspart bleiben. Neben den Kosteneinsparungen stärkt der digitale Weg auch den Datenschutz. Papierabrechnungen im Briefkasten waren stets anfällig für Verlust oder unbefugten Zugriff. Sichere digitale Portale bieten dagegen verschlüsselten Zugang und protokollieren jeden Abruf.

Das Urteil stellt jedoch klare Bedingungen: Der digitale Zugang muss zumutbar und erreichbar sein. Arbeitgeber müssen für eine benutzerfreundliche Oberfläche sorgen und die Login-Daten ohne Hürden bereitstellen.

Was bedeutet das für die Beschäftigten?

Die Digitalisierungspflicht trifft auf eine wichtige Ausnahme: die Zugänglichkeit. Kann ein Arbeitnehmer das System nicht nutzen – etwa mangels privatem Internetzugang oder digitaler Kenntnisse – bleibt der Arbeitgeber in der Pflicht. Die Lösung muss nicht der Rückfall in den Postversand sein. Denkbar sind Zugangsterminals am Arbeitsplatz oder die Möglichkeit, die Abrechnung dort auszudrucken.

Die Beweislast für diese Unzumutbarkeit liegt beim Arbeitnehmer. Für die große Mehrheit der Beschäftigten mit Smartphone oder Computer ist das digitale Portal nun der gesetzliche Standard. Experten raten Arbeitnehmern, ihre digitalen Postfächer regelmäßig zu prüfen und Dokumente herunterzuladen. Die Verantwortung für den Abruf liegt bei ihnen.

Ausblick 2026: Der vollständig digitale Arbeitszyklus

Das Urteil zur Lohnabrechnung gilt als Blaupause für die weitere Digitalisierung des Arbeitsrechts. Der Blick richtet sich bereits auf digitale Kündigungen und Zeugnisse, auch wenn hier teils noch strengere Schriftformerfordernisse gelten.

Für Unternehmen sendet das Jahr 2025 eine klare Botschaft: Die digitale Transformation der Personalabteilung ist kein technisches Experiment mehr, sondern ein rechtssicherer Standard. Firmen, die noch nicht umgestellt haben, werden dies im ersten Quartal 2026 nachholen müssen, um wettbewerbsfähig und effizient zu bleiben.

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