Auslandspauschalen 2025: Deutlich höhere Sätze für Geschäftsreisen

Das Bundesfinanzministerium hat die neuen Reisekostenpauschalen für 2025 verkündet – und die fallen teils deutlich höher aus als bisher. Besonders bei Dienstreisen nach Polen, Skandinavien und in die Schweiz können Unternehmen künftig mehr steuerfrei erstatten. Doch die Anpassungen bringen auch Arbeit mit sich: Abrechnungssysteme müssen zeitnah aktualisiert werden.

Mit dem BMF-Schreiben vom 2. Dezember 2024 reagiert das Ministerium auf veränderte Lebenshaltungskosten in über 180 Ländern. Die jährliche Neubewertung soll sicherstellen, dass Geschäftsreisende ihre tatsächlichen Mehrausgaben für Verpflegung realistisch erstattet bekommen. Während Inlandsreisen von den Änderungen unberührt bleiben, ergeben sich international teils erhebliche Unterschiede.

Mehr als 35 Länder verzeichnen Anpassungen nach oben. Die Erhöhungen spiegeln vor allem die Preisentwicklung in beliebten Geschäftsreisezielen wider.

Die auffälligsten Sprünge bei den Tagessätzen für 24 Stunden Abwesenheit:

• Polen: Von 29 auf 34 Euro – ein Plus von über 17 Prozent
• Dänemark: Künftig 75 Euro pro Tag
• Finnland: Der Satz klettert auf 54 Euro
• Norwegen: Ebenfalls 75 Euro täglich
• USA (New York): 66 Euro statt wie bisher weniger
• Schweiz (Zürich): 66 Euro für den vollen Reisetag

Auch bei den Übernachtungspauschalen zeigt sich der Trend nach oben. In Warschau steigt der erstattungsfähige Betrag von 109 auf 143 Euro – ein Anstieg um mehr als 30 Prozent. Für Länder, die nicht explizit in der BMF-Liste aufgeführt sind, gilt weiterhin der Luxemburg-Satz als Referenz.

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Inland bleibt stabil – die Grundregeln im Überblick

Wer innerhalb Deutschlands auf Geschäftsreise ist, kann 2025 mit gewohnten Zahlen kalkulieren:

• 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie an An- und Abreisetagen
• 28 Euro für jeden kompletten Kalendertag einer mehrtägigen Reise
• 20 Euro Übernachtungspauschale, die der Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf

Diese Struktur gilt prinzipiell auch für Auslandsreisen. Entscheidend ist dabei: An An- und Abreisetagen kommt die niedrigere Pauschale zur Anwendung. Welcher Ländersatz greift, hängt davon ab, wo sich der Reisende vor Mitternacht Ortszeit aufhält.

Die Tücke mit den gestellten Mahlzeiten

Ein häufiger Stolperstein in der Abrechnung: Wenn der Arbeitgeber oder Geschäftspartner Mahlzeiten stellt, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Diese Regelung bleibt auch 2025 bestehen.

Die Kürzungssätze orientieren sich an der vollen 24-Stunden-Pauschale des jeweiligen Ortes:

• 20 Prozent für ein Frühstück
• 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen

Ein Beispiel: Bei einer Reise nach Paris (24-Stunden-Satz: 58 Euro) mit kostenlosem Abendessen am Anreisetag müssen 40 Prozent von 58 Euro – also 23,20 Euro – von der ansetzbaren Tagespauschale abgezogen werden. Das kann die erstattungsfähige Summe erheblich reduzieren.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Für Personalabteilungen und Buchhaltungen bedeuten die neuen Sätze vor allem eines: Handlungsbedarf. Reisekostenabrechnungs-Systeme müssen die aktualisierten Pauschalen hinterlegen, sonst drohen Fehler bei der steuerfreien Erstattung. Eine fehlerhafte Abrechnung kann bei Betriebsprüfungen zu unliebsamen Nachforderungen führen.

Moderne Softwarelösungen können hier entlasten. Viele digitale Tools aktualisieren die Pauschbeträge automatisch, sobald die offiziellen BMF-Vorgaben vorliegen. Dennoch empfiehlt sich eine Überprüfung der internen Reiserichtlinien und eine Information der Mitarbeiter über die Neuerungen.

Auch Arbeitnehmer profitieren – unter Umständen

Erstattet der Arbeitgeber die Pauschalen nicht oder nur teilweise, können Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen. Das gilt allerdings nur für Verpflegungsmehraufwendungen.

Bei Übernachtungen sieht die Sache anders aus: Hier können ausschließlich die tatsächlich entstandenen und belegten Kosten angesetzt werden, nicht die Pauschale. Die Übernachtungspauschale dient ausschließlich der steuerfreien Erstattung durch den Arbeitgeber.

Die weltweite Teuerung schlägt durch

Die deutlichen Erhöhungen bei den Auslandspauschalen sind kein Zufall. Sie bilden die reale Preisentwicklung der vergangenen Monate ab – von Restaurantpreisen über Hotelkosten bis zu Supermarktausgaben. Besonders in skandinavischen Ländern und der Schweiz haben sich die Lebenshaltungskosten spürbar verteuert.

Für international tätige Unternehmen bedeutet das: Geschäftsreisen werden teurer, selbst wenn nur die steuerfreien Mindestpauschalen ausgezahlt werden. Wer seine Reisebudgets für 2025 noch nicht finalisiert hat, sollte diese Entwicklung einkalkulieren. Die neuen Sätze gelten verbindlich ab dem 1. Januar 2025 – das offizielle BMF-Schreiben vom 2. Dezember liefert die vollständige Länderliste mit allen Details.

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