Archivpflicht: Finanzbranche bleibt auf zehn Jahre festgenagelt

Während die meisten Unternehmen Dokumente nach acht Jahren vernichten dürfen, gilt für Banken und Versicherer weiter die volle Dekadenfrist. Grund ist der Kampf gegen Steuerbetrug.

Berlin – Zum Jahresstart 2026 herrscht in deutschen Büros eine geteilte Realität. Für den Großteil der Wirtschaft gelten dank des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) verkürzte Aufbewahrungsfristen. Die Finanzbranche hingegen muss weiterhin zehn Jahre lang archivieren. Diese Ausnahme wurde mit dem „Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung“ Ende Dezember 2025 zementiert. Parallel erzwingt die Pflicht zur E-Rechnung einen endgültigen Abschied vom Papierarchiv.

Acht Jahre für die Breite, zehn Jahre für die Finanzwelt

Für die meisten Unternehmen bedeutet Januar 2026 das zweite Jahr mit erleichterten Fristen. Seit 2025 müssen Buchungsbelege nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden. Dokumente aus dem Geschäftsjahr 2017 dürfen damit jetzt vernichtet werden, sofern der Jahresabschluss vorliegt. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bedeutet das spürbare Entlastung bei digitalen und physischen Lagerkapazitäten.

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Doch für Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute gilt diese Erleichterung nicht. Der Bundesrat beschloss am 19. Dezember 2025, die zehnjährige Frist für diesen Sektor beizubehalten. Der Grund: Die Bekämpfung komplexer Steuerbetrugsmodelle, wie den „Cum-Ex“- und „Cum-Cum“-Skandalen, erfordert längere Untersuchungszeiträume. Compliance-Abteilungen müssen daher sicherstellen, dass keine Belege aus 2016 oder 2017 gelöscht werden.

E-Rechnung beendet Ära des „Drucken und Abheftens“

Neben den Fristen ist das Format der Archivierung zur zentralen Herausforderung geworden. Die seit Januar 2025 geltende Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, ist für alle B2B-Transaktionen verbindlich.

Steuerexperten betonen: Die Zeit des „hybriden Archivierens“ ist vorbei. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Records und Dokumenten in elektronischer Form (GoBD) verlangen, dass E-Rechnungen im originalen digitalen Format erhalten bleiben. Das Ausdrucken einer XML-Datei als PDF oder auf Papier gilt als unzulässiger „Medienbruch“. Bei den Jahresabschlüssen 2025 werden Prüfer genau darauf achten, ob die empfangenen E-Rechnungen in unveränderlichen digitalen Systemen archiviert wurden.

Übergangsfristen beim Versand laufen 2026 aus

Während der Empfang von E-Rechnungen bereits Pflicht ist, gilt für den Versand noch eine Übergangsregelung. Dieses Jahr dient als Brücke, besonders für kleinere Unternehmen.

• Allgemeine Übergangsregel: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden, sofern der Empfänger einverstanden ist.
• Sonderregel für Kleinunternehmen: Firmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro im Vorjahr (2025) dürfen sogar noch 2026 und 2027 nicht-konforme Rechnungen versenden. Für sie gilt die strenge E-Rechnungspflicht beim Versand erst ab 1. Januar 2028.

Branchenverbände warnen jedoch vor Trägheit. Große Konzerne verlangen zunehmend jetzt schon strukturierte E-Rechnungen von ihren Lieferanten, um ihre eigenen Prozesse zu automatisieren. Wer sich nur auf die gesetzlichen Fristen verlässt, könnte schnell einen Wettbewerbsnachteil haben.

Digitalisierung dient auch der Überwachung

Die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen zeigen eine gezielte Strategie der Politik: Bürokratieabbau dort, wo es möglich ist, und verschärfte Kontrolle dort, wo die Risiken am höchsten sind – in den Finanzmärkten.

Rechtsexperten deuten das „Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz“ als Teil eines Trends: Digitalisierung wird nicht nur für Effizienz, sondern auch für schärfere behördliche Überwachung genutzt. Das Gesetz stattet den Zoll mit neuen digitalen Werkzeugen zur Aufdeckung illegaler Beschäftigung aus – analog zur Transparenz durch die E-Rechnung.

Für Büroleiter und IT-Verantwortliche hat Priorität, dass Löschroutinen auf den Acht-Jahres-Zyklus aktualisiert sind (bei Nicht-Finanzfirmen) und dass die digitalen Archive den GoBD-Standards entsprechen. Die geteilte Regulierungswelt erfordert ein feiner abgestuftes Datenlebenszyklus-Management denn je. Der Blick richtet sich bereits auf Europa: Die EU-Vorschläge zu „ViDA“ (VAT in the Digital Age) könnten die deutschen E-Rechnungsmodelle künftig in ein paneuropäisches Meldesystem integrieren.

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