Arbeitszeitkonten: Die 48-Stunden-Frist für HR-Abteilungen

Für Personalabteilungen in Deutschland tickt die Uhr: Nur noch 48 Stunden bleiben, um die Arbeitszeitkonten für 2025 korrekt abzuschließen. Ab dem 1. Januar 2026 treten entscheidende Gesetzesreformen in Kraft, die diesen Jahresabschluss zu einer hochkomplexen Aufgabe machen.

Stichtag 31. Dezember: Der Countdown für Überstunden

Die oberste Priorität in dieser Woche ist der Stichtag 31. Dezember 2025 für flexible Arbeitszeitmodelle. Nach diesem Datum gelten neue Regeln für die Übertragung von Überstunden ins neue Jahr. Laut aktuellen Branchenupdates und Übergangsregelungen, die etwa die Eisenbahn- und Verkehrsgewerkschaft (EVG) im Oktober diskutierte, werden konkrete Limits durchgesetzt.

So müssen Guthaben, die 120 Stunden übersteigen, auf separate Altstundenkonten übertragen werden. Ab dem 1. Januar starten neue, strenger regulierte Verfügungskonten. Rechtsanwälte von Bird & Bird warnten Mitte Dezember, dass eine lückenlose Dokumentation dieses Stichtags unerlässlich ist, um Lohnstreitigkeiten im ersten Quartal 2026 zu vermeiden. Jede übertragene Stunde muss klar als „altes” Guthaben aus 2025 gekennzeichnet sein, das unter anderen Insolvenzschutzregeln fällt als neue Überstunden aus 2026.

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Mindestlohn-Sprung auf 13,90 Euro: Neue Pflichten

Zum Jahreswechsel steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 13,90 Euro pro Stunde. Dieser Sprung von 12,82 Euro (2025) hat unmittelbare Auswirkungen auf die Zeiterfassung. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) bestätigte die Erhöhung bereits Ende Oktober.

Für Mini-Jobs sinkt die maximale monatliche Stundenzahl, bevor Sozialversicherungspflichten ausgelöst werden. Arbeitgeber müssen ihre Zeiterfassungssoftware vor der ersten Schicht 2026 anpassen, um Verstöße gegen die neuen Obergrenzen zu erkennen. Branchenkenner erwarten, dass der Zoll seine Kontrollen zu Jahresbeginn intensivieren wird. Der Jahresabschluss muss daher sicherstellen, dass alle Verträge den neuen Mindeststundensatz widerspiegeln.

„Stempeluhr 2.0″: Das Ende der Vertrauensarbeitszeit

Während die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung seit einem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) 2022 besteht, wird 2026 die Art der Dokumentation strenger. Wie der Automotive Cluster Ostdeutschland (ACOD) am 9. Dezember berichtete, soll die „vertrauensbasierte” Erfassung durch verpflichtende elektronische Systeme abgelöst werden.

Die Reform ersetzt die starre tägliche Acht-Stunden-Grenze durch eine wöchentliche Durchschnittsberechnung (48 Stunden). Das bedeutet mehr Flexibilität, erfordert aber präzise digitale Nachweise. Für den aktuellen Jahresabschluss werden manuelle Listen in Excel oder auf Papier zu einem wachsenden Risiko. Rechtsberater raten, diese Woche zu nutzen, um verbliebene analoge Aufzeichnungen in sichere digitale Formate zu überführen.

Sozialversicherung: Neue Grenzwerte für 2026

Personalabteilungen müssen bei der Gehaltsabrechnung auch die neuen Sozialversicherungs-Rechengrößen für 2026 berücksichtigen. Aufgrund positiver Lohnentwicklungen 2024 steigen die Grenzwerte deutlich an, wie Daten von Die Techniker und dem BMAS zeigen:

• Beitragsbemessungsgrenze RV (West/Ost): Steigt auf 8.450 Euro monatlich (101.400 Euro jährlich).
• Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG): Erhöht sich auf 69.750 Euro jährlich (5.812,50 Euro monatlich).
• Versicherungspflichtgrenze: Liegt bei 77.400 Euro jährlich (6.450 Euro monatlich).

Diese in der Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026 festgelegten Werte bestimmen, welche Arbeitnehmer versicherungsfrei sind und wie Überstundenauszahlungen im Januar berechnet werden müssen.

Perfekter Sturm für das Personalwesen

Das Zusammentreffen von Mindestlohnerhöhung und verschärften Digitalisierungsvorgaben sorgt für eine außergewöhnliche Lage. Anders als in früheren Jahren ist die Übertragung von Überstunden keine Formalie mehr. Der Übergang 2025/2026 erfordert eine forensisch genaue Trennung der Stunden, da auf „alte” und „neue” Überstunden unterschiedliche Rechtsrahmen anwendbar sind.

Unternehmen, die den Stichtag nicht akribisch dokumentieren, könnten in Erklärungsnot geraten, wenn Mitarbeiter für 2025 geleistete Stunden eine Auszahlung zum höheren 2026er Lohnsatz fordern. Die in dieser Woche erstellte Dokumentation wird die primäre Verteidigungslinie in solchen Streitigkeiten sein.

Der Fokus wird sich im ersten Quartal 2026 bereits auf die nächste große Herausforderung verlagern: die Umsetzung der EU-Transparenzrichtlinie für Entgelte bis Juni 2026. Sie wird noch detailliertere Arbeitszeitdaten erfordern, um diskriminierungsfreie Gehaltsstrukturen nachzuweisen.

Die Botschaft für die kommenden 48 Stunden ist eindeutig: Schließen Sie die Konten für 2025 mit höchster Präzision. Jede Überstunde muss kategorisiert, jeder Mini-Job-Vertrag angepasst und alle Vertrauensaufzeichnungen in einem formatfesten, digitalen Archiv gesichert sein.

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