Arbeitszeiterfassung: Neue Regierung macht elektronische Zeiterfassung zur Pflicht

Die Debatte ist vorbei. Was bisher im Ungefähren lag, wird nun konkret: Die neue Bundesregierung unter Kanzler Friedrich Merz setzt auf eine strikte elektronische Arbeitszeiterfassung – und beendet damit die Hängepartie von 2024.

Aktualisierte Richtlinien, die am vergangenen Mittwoch veröffentlicht wurden, machen deutlich: Die Koalition nimmt Abschied von der Abwarte-Haltung. Arbeitsministerin Bärbel Bas (SPD) treibt die Umsetzung des Koalitionsvertrages 2025 voran. Für Unternehmen heißt das: Elektronische Dokumentation sollte nicht länger als Zukunftsthema behandelt werden, sondern als unmittelbare Priorität.

Als Bärbel Bas im Mai die Nachfolge von Hubertus Heil antrat, erbte sie eine komplexe Aufgabe: Die Umsetzung des BAG-Urteils von 2022 in geltendes Recht – ein Prozess, der durch den Zusammenbruch der Vorgängerregierung ins Stocken geraten war.

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Die Strategie der neuen Regierung, festgeschrieben im Koalitionsvertrag 2025, sucht den Ausgleich zwischen CDU-Forderungen nach Flexibilität und SPD-Ansprüchen auf Arbeitnehmerschutz. Die Kernpunkte:

Wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit: Die starre Obergrenze von acht bis zehn Stunden pro Tag soll aufgeweicht werden. Stattdessen plant die Regierung einen wöchentlichen Durchschnittswert – ein zentrales Anliegen der Wirtschaft.

Elektronische Erfassung wird Pflicht: Trotz aller Flexibilisierung steht fest: Rein manuelle, papierbasierte Systeme haben ausgedient. Nur Kleinstunternehmen sollen künftig ausgenommen sein.

Digitale Zeiterfassung: Der neue Standard

Rechtsexperten und HR-Software-Anbieter schlugen diese Woche Alarm: Das Zeitfenster für freiwillige Anpassung schließt sich. Eine Analyse des Branchenspezialisten timr vom 20. November macht deutlich: Der Koalitionsvertrag 2025 kündigt explizit die rechtliche Verankerung elektronischer Zeiterfassung an.

“Die Digitalisierung der Zeiterfassung ist kein Zukunftsthema mehr – sie wird Realität”, heißt es in dem Briefing. Dies entspricht dem Ziel des Bundesarbeitsministeriums, sicherzustellen, dass flexible Arbeitszeiten nicht zu unbezahlten Überstunden führen.

Was Arbeitgeber ab sofort beachten müssen:

• Systematische Erfassung: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert
• Tagesaktuelle Erfassung: Die Entwürfe favorisieren eine Dokumentation am selben Tag, um nachträgliche Manipulationen zu verhindern – ein strengerer Standard als die zuvor diskutierte Sieben-Tage-Frist
• Vertrauensarbeitszeit: Das Modell soll erhalten bleiben, muss aber “EU-konform” gestaltet werden. Das Paradox: Vertrauen braucht Nachweis. Mitarbeiter können wählen, wann sie arbeiten – aber sie müssen dokumentieren, dass sie gearbeitet haben

Mittelstand fordert Übergangsfristen

Die Wirtschaft reagiert gespalten. Den Wechsel zu wöchentlichen Obergrenzen begrüßen Arbeitgeberverbände. Die strikte elektronische Dokumentationspflicht stößt dagegen bei Vertretern des Mittelstands auf Widerstand.

Um die Belastung für kleinere Betriebe abzufedern, sieht der aktuelle Gesetzentwurf gestaffelte Übergangsfristen vor:

• Allgemein: 1 Jahr für die meisten Unternehmen
• Unter 250 Beschäftigte: 2 Jahre
• Unter 50 Beschäftigte: 5 Jahre

Doch Rechtsexperten warnen: Die grundsätzliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht bereits seit dem BAG-Urteil 2022. Die gesetzlichen Änderungen konkretisieren lediglich die Methode (elektronisch), nicht die Pflicht selbst.

Politischer Zündstoff bleibt

Die Berufung von Bärbel Bas im Mai galt als strategischer Schachzug, um SPD-Gewerkschaftsbasis und wirtschaftsfreundliche Kanzler-Agenda zu versöhnen. Doch der Kompromiss zieht scharfe Kritik nach sich.

Die AfD bezeichnete Bas’ Ernennung als “Verwaltung des Stillstands” und kritisiert, die Reformen erhöhten die Bürokratie, ohne den Fachkräftemangel zu lösen. Gewerkschaften hingegen befürchten, dass wöchentliche Höchstgrenzen die Work-Life-Balance aushöhlen könnten – daher das SPD-Beharren auf elektronischer Erfassung als Gegengewicht.

Was jetzt kommt

Ein finalisierter Gesetzentwurf soll Anfang 2026 dem Bundestag vorgelegt werden. Doch die Botschaft dieser Woche ist unmissverständlich: Die Ära der Unklarheit endet. Unternehmen ohne digitales Zeiterfassungssystem setzen sich unter der neuen Regierung zunehmend rechtlichen Risiken aus.

Können Betriebe die Umstellung noch rechtzeitig schaffen? Die nächsten Monate werden zeigen, ob der Mittelstand mit dem Tempo der politischen Weichenstellungen Schritt halten kann.

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