Arbeitszeitbetrug: So vermeiden Unternehmen rechtliche Fallstricke

Die korrekte Erfassung von Pausenzeiten wird für Personalabteilungen zum entscheidenden Faktor, um teure Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Unklare Regelungen zu Ruhe- und Kurzpausen schaffen eine gefährliche Grauzone – für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen.

Gesetzliche Vorgaben: Das müssen Unternehmen beachten

Das Arbeitszeitgesetz schreibt klare Regeln vor. Bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden steht Beschäftigten eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten zu. Diese kann in Abschnitte von je 15 Minuten aufgeteilt werden. Wird die Neun-Stunden-Marke überschritten, erhöht sich die vorgeschriebene Pause auf 45 Minuten. Entscheidend ist: Kein Arbeitnehmer darf länger als sechs Stunden ohne Unterbrechung arbeiten.

Diese gesetzlichen Ruhepausen dienen der Erholung und zählen grundsätzlich nicht zur bezahlten Arbeitszeit. Die Verantwortung für deren Einhaltung liegt beim Arbeitgeber. Ein Verstoß kann Bußgelder nach sich ziehen.

Arbeitszeiterfassung ab 2025 ist für viele Betriebe Pflicht – und unklare Pausenregelungen bedeuten rechtliches Risiko. Das kostenlose E‑Book erklärt Schritt für Schritt, wie Sie die Zeiterfassung gesetzeskonform umsetzen, inklusive einsatzbereiter Mustervorlagen für Stundenzettel, Pausenregelungen und praktische Checklisten für Homeoffice und Schichtarbeit. Ideal für Personaler und Führungskräfte, die Bußgelder vermeiden und Prozesse rechtssicher gestalten wollen. Jetzt E‑Book zur Arbeitszeiterfassung gratis herunterladen

Die unterschätzte Gefahr: Arbeitszeitbetrug durch unklare Regeln

Doch was passiert, wenn die Vorgaben im Betrieb unklar sind? Hier lauert die Gefahr des Arbeitszeitbetrugs. Schon das bewusste „Vergessen“, eine längere Raucherpause zu stempeln, kann als schwerwiegender Vertrauensbruch gewertet werden. Im Extremfall rechtfertigt dies eine fristlose Kündigung – auch ohne vorherige Abmahnung.

Die Krux: Die Verantwortung für eine korrekte Zeiterfassung bleibt beim Arbeitgeber, selbst wenn die praktische Aufzeichnung an die Mitarbeiter delegiert wird. Ohne eindeutige Anweisungen entsteht schnell eine Situation, in der beide Seiten rechtliche Risiken eingehen.

Checkliste für rechtssichere Pausenregelungen

Wie können Unternehmen diese Risiken minimieren? Ein proaktives und transparentes Vorgehen ist der Schlüssel.

1. Schriftliche Festlegung: Halten Sie Dauer und Lage der Pausen verbindlich in einer Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag fest.
2. Klare Kommunikation: Alle Mitarbeiter müssen die Regeln kennen. Regelmäßige Schulungen schaffen hier Sicherheit.
3. Pflicht zum Stempeln: Etablieren Sie eine klare Anweisung, dass bei jeder gesetzlichen Ruhepause das Zeiterfassungssystem genutzt werden muss.
4. Definition von Kurzpausen: Legen Sie explizit fest, was als Arbeitszeit gilt. Der Gang zur Toilette oder für einen Kaffee? In der Regel ja. Eine längere Raucherpause? Diese muss meist ausgestempelt und nachgearbeitet werden.
5. Homeoffice einbeziehen: Die gleichen Regeln und technischen Möglichkeiten zur Erfassung müssen auch für dezentral arbeitende Beschäftigte gelten.

Betriebspause vs. Kurzpause: Eine essenzielle Unterscheidung

Für die korrekte Abrechnung ist die Differenzierung zwischen verschiedenen Unterbrechungen zentral. Neben der gesetzlichen Ruhepause gibt es die Betriebspause. Sie entsteht unfreiwillig, etwa durch einen Maschinenausfall, und zählt zur vergüteten Arbeitszeit. Sie darf nicht auf die Ruhepause angerechnet werden.

Kurze, notwendige Unterbrechungen wie der Toilettengang gelten als Kurzpausen und sind ebenfalls Arbeitszeit. Eine klare betriebliche Definition verhindert spätere Streitigkeiten über die Vergütung.

Ausblick: Digitale Zeiterfassung als Chance

Die Diskussion fügt sich in den größeren Trend zur lückenlosen Arbeitszeiterfassung ein, den EuGH und Bundesarbeitsgericht vorgegeben haben. Die finale gesetzliche Ausgestaltung in Deutschland steht zwar noch aus, die Pflicht zum System besteht jedoch bereits.

Moderne, digitale Zeiterfassungssysteme bieten hier eine Chance. Sie ermöglichen es, Pausenregelungen automatisiert zu hinterlegen und deren Einhaltung zu unterstützen. Unternehmen, die ihre Prozesse jetzt transparent und rechtskonform gestalten, sind für die Zukunft gewappnet und minimieren ihre Risiken erheblich.

PS: Sie möchten Pausenregelungen und Betriebsvereinbarungen verbindlich und schnell umsetzen? Das kostenlose E‑Book liefert fertige Vorlagen und Formulierungen für Stundenzettel, Betriebsvereinbarungen und Checklisten zu Kurzpausen, Betriebspausen und Homeoffice-Regeln. Nutzen Sie die Muster sofort, um Streitigkeiten zu vermeiden und Rechtssicherheit im Betrieb herzustellen. Gratis‑Mustervorlagen für die Arbeitszeiterfassung anfordern