Arbeitgeberbescheinigung vereinfacht Doppelbesteuerung
28.12.2025 - 04:12:12
Ab Januar 2025 müssen Unternehmen grenzüberschreitende Arbeitnehmer mit einer neuen, standardisierten Arbeitgeberbescheinigung über die Kostentragung ausstatten. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die verbindliche Vorlage kurz vor Jahresende veröffentlicht. Sie soll Klarheit schaffen, welcher Staat bei Entsendungen besteuern darf.
Herzstück der neuen Verwaltungsanweisung ist ein einheitliches Formular. Es dient als Nachweis dafür, welches Unternehmen in einer Konzernstruktur die Personalkosten tatsächlich trägt – der sogenannte wirtschaftliche Arbeitgeber. Diese Einstufung ist entscheidend, denn nach vielen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) fällt das Besteuerungsrecht an den Staat, in dem die Kosten getragen werden.
Bisher war der Nachweis oft ein individueller Papierkrieg. Die neue Bescheinigung soll Abhilfe schaffen. Sie hat für die Finanzämter eine starke Indizwirkung. „Das ist eine erhebliche Vereinfachung für die Praxis“, kommentiert ein Steuerexperte. Vor allem für Grenzgänger und entsandte Mitarbeiter wird die Beantragung einer Freistellung von der deutschen Steuer damit einfacher.
Für Personalabteilungen entsteht durch das späte BMF-Schreiben akuter Handlungsdruck: Lohnabrechnungssysteme und Nachweiserstellung müssen noch für 2025 angepasst werden. Ein kostenloses E‑Book erklärt praxisnah, wie Sie die gesetzlich geforderte Arbeitszeiterfassung und die nötigen Vorlagen in Ihre Systeme integrieren – inkl. Mustervorlagen für Stundenzettel, Checklisten zu Pausen- und Ruhezeiten und sofort umsetzbaren Schritten für die Lohnabrechnung. Arbeitszeiterfassung jetzt rechtssicher umsetzen
Klarheit bei „Garden Leave“ und Kündigungen
Neben dem neuen Formular regelt das BMF-Schreiben auch strittige Punkte bei Abwesenheitsphasen. Konkret geht es um Lohnzahlungen während einer einvernehmlichen Freistellung – oft „Garden Leave“ genannt – oder in der Kündigungsfrist.
Die neue Regelung (Textziffer 5.7) stellt klar: Für die DBA-Zuordnung gilt der fiktive Arbeitsort. Maßgeblich ist also der Staat, in dem der Arbeitnehmer ohne die Freistellung gearbeitet hätte. Diese Klarstellung verhindert, dass sich das Besteuerungsrecht allein durch das Ende der aktiven Tätigkeit verschiebt. Für gut verdienende Führungskräfte in Übergangsphasen schafft das mehr Planungssicherheit.
Übergangsfrist für Schifffahrt, sofortiges Inkrafttreten für andere
Die umfassenden Änderungen gelten grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025. Für den maritimen Sektor, etwa im Zusammenhang mit dem DBA Liberia, gewährt das Ministerium jedoch eine Schonfrist bis zum 1. Januar 2026. Die Schifffahrtsbranche kann ihre Systeme so in Ruhe anpassen.
Andere Teile der Anweisung treten sofort in Kraft. Dazu gehört die Streichung einer überholten Auffangregelung (Randnummer 421). Sie gilt rückwirkend für alle offenen Fälle. Das BMF zeigt damit, dass es veraltete Vorschriften zügig bereinigen will.
Dringender Handlungsbedarf für Personalabteilungen
Für Unternehmen mit internationaler Belegschaft bedeutet die späte Veröffentlichung kurz vor den Feiertagen: Handlungsdruck. Die Lohnabrechnungssysteme müssen für das neue Jahr umgehend aktualisiert werden, um die Bescheinigung generieren zu können.
Steuerberater warnen vor Sorgfaltspflichten. Zwar vereinfache das Formular den Prozess, doch die Verantwortung für die korrekte Einordnung liege nun vollständig beim Arbeitgeber. Eine falsche Bescheinigung über die Kostentragung kann zu Haftungsrisiken bei der Lohnsteuer führen.
Trotz des engen Timings wird die Standardisierung in der Wirtschaft überwiegend begrüßt. Sie soll langwierige Streitigkeiten mit Finanzämtern über den wirtschaftlichen Arbeitgeber reduzieren. Erwartet wird, dass die Behörden die ersten Bescheinigungen im Jahr 2025 besonders genau prüfen werden, um rein papierene Konstrukte auszuschließen. Der nächste logische Schritt wäre eine vollständige Digitalisierung des Verfahrens.
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