Wien / Rosenheim - "Einfach muss es sein!" Das ist einer der Ansprüche der 25 Mitarbeitenden der Rechtsanwaltskanzlei Möller im bayerischen Rosenheim an eine Sprachtechnologie-Lösung für Spracherkennung, Transkription und Workflow.

Begonnen hat alles mit einem permanent überfüllten Diktatepool in einer zusammengeführten IT-Landschaft, einem Fehlgriff in Sachen Transkriptionslösung und einem Gesetz, das Anwälte ohne eigene IT strafbar machte (bis 2017 in Deutschland gültig). Die Rechtsanwaltskanzlei Möller in Rosenheim ist 2013 durch den Zusammenschluss dreier Kanzleien entstanden und dementsprechend "historisch gewachsen" war auch die IT der neuen Kanzlei. Dazu kam, dass viele der älteren Anwälte traditionell diktierten (ohne Nutzung einer Spracherkennung) und das Transkriptionspersonal im Haus laufend überlastet war. Corona tat sein Übriges: Der Fachkräftemangel traf die Kanzlei; den bestehenden Mitarbeitern sollte eine zeitgemäße Arbeitsumgebung geboten werden. Für diese Herausforderungen gab es nur eine wirklich brauchbare Antwort, nämlich: Digitalisierung. Und dabei war auch der Datenschutz ein Thema.

Vom Fehlgriff zum Glücksgriff

Der erste Schritt in Richtung einer umfassenden Sprachtechnologie-Lösung begann mit einem Fehlgriff: "Leider klappte die Transkription damit gar nicht, auch nicht nach längerem Gebrauch", berichtet Dr. Andreas Nörr, der bei Möller Rechtsanwälte als IT- und Datenschutzrechtsexperte an Bord ist. "Wir informierten uns daher beim Marktführer Philips, was wir, ganz ehrlich, von Anfang an hätten machen sollen."

Gesucht war eine belastbare Lösung für Diktat, Spracherkennung und Workflow und gefunden wurde sie im entsprechenden Produkt Philips SpeechExec Enterprise – mit integrierter Dragon Legal Anywhere Spracherkennung von Nuance. Es erfüllt alle Anforderungen, die die Kanzlei Möller an eine zeitgemäße Arbeitsumgebung hat: Effizienz und Tempo, Innovation und Datensicherheit. "Mit SpeechExec Enterprise hat sich das Arbeiten in der Kanzlei und außerhalb massiv zum Besseren verändert", fasst Dr. Nörr zusammen. "Durch die Spracherkennung ist der Diktatepool nicht mehr überfüllt, die Arbeitsgeschwindigkeit aller Teammitglieder hat sich massiv beschleunigt und auch in Sachen Datenschutz sind wir auf der sicheren Seite", erzählt Nörr.

Es zeigt sich auch in der Kanzlei Möller sehr deutlich: Mittels Digitalisierung sind der aktuelle Fachkräftemangel und die viele anderen Herausforderungen der Branche gut in den Griff zu bekommen. "Stimmt", so Nörr, "und das entspannt das Arbeitsklima in der Kanzlei und verbessert den Service für unsere Kunden." So sind Schriftstücke, die unterwegs, etwa direkt bei Klienten, diktiert werden, oft schon fix und fertig niedergeschrieben und lektoriert bei ebendiesem Klienten, wenn der Anwalt vom Termin zurück in die Kanzlei kommt. "Die neue Lösung unterstützt auch Teilzeit-Rechtsanwaltsfachangestellte dabei, ihre Work-Life-Balance zu organisieren, weil auch remote Arbeiten möglich ist. Und die jungen Anwälte und Anwältinnen sehen darin ihre Ansprüche an eine mobile und zeitgemäße Arbeitsumgebung erfüllt."

Innovative Alternative zu Siri, Whatsapp & Co.

Die SpeechExec Enterprise-Lösung ist auf den lokalen Servern in der Kanzlei installiert; das ist dem Datenschutzrechtler Dr. Andreas Nörr sehr wichtig. "Natürlich wollen die Jungen am liebsten mit Siri, Whatsapp und Co. arbeiten, aber das ist leider aus Sicherheitsgründen nicht möglich. Umso wichtiger ist es, ihnen eine innovative und alltagspraktikable Alternative zu bieten." Als Transkriptionslösung verwendet Möller Rechtsanwälte Nuance Dragon Legal Anywhere, welche einen juristischen Sprachwortschatz integriert hat, und beim Philips Speech-Partner EGS in einer Cloud der Deutschen Telekom in Deutschland liegt. Die EGS Computer Vertrieb GmbH ist auf innovative Lösungen rund um das Thema Spracherkennung spezialisiert.

Die Experten von EGS waren es auch, die die gesamte Lösung aus SpeechExec Enterprise und Dragon Legal Anywhere bei Möller installiert hat. "Dabei hat es keinerlei Schulungen gebraucht. Die Lösung kommt beim gesamten Team, auch der älteren Generation, ausschließlich positiv an; vor allem das mobile Arbeiten wird sehr geschätzt." Als Spracheingabegeräte werden Headsets, die Diktierapp, das Philips SpeechMike Premium Air und sogar noch das PocketMemo-Gerät von Philips eingesetzt – "auch dabei findet man, wie bei uns, alle Generationen abgebildet", schließt Nörr lachend ab.

Fotolinks: http://mediathek.results.at/wp-content/uploads/2023/09/Noerr_3-scaled.jpeg (Dr. Andreas Nörr: "Wir informierten uns daher beim Marktführer Philips, was wir, ganz ehrlich, von Anfang an hätten machen sollen.") Copyright: Speech Processing Solutions (Abdruck honorarfrei)

http://mediathek.results.at/wp-content/uploads/2023/09/Foto_Team_3-scaled.jpeg ("Soll funktionieren wie Siri" - junge Mitarbeitende fordern Einfachheit bei technologischen Lösungen.) Copyright: Speech Processing Solutions (Abdruck honorarfrei)

Über Speech Processing Solutions Speech Processing Solutions (SPS) ist ein global tätiges Technologieunternehmen aus Österreich und ein weltweit führender Anbieter von Sprache-zu-Text-Lösungen. Die von SPS entwickelten und unter der Marke Philips verkauften Produkte ("Philips Speech") werden von knapp fünf Millionen Benutzern in der ganzen Welt eingesetzt. Neben seinem Hauptsitz in Wien unterhält SPS regionale Niederlassungen in den USA, Kanada, i Australien, im Vereinigten Königreich, Deutschland, Frankreich und in Belgien. Darüber hinaus verfügt SPS über ein Netzwerk von mehr als 1000 Vertriebs- und Implementierungspartnern weltweit.

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